بزرگترین مزیت و امکانات انواع دستگاه حضور و غیاب دیجیتال این است که وارد کردن اطلاعات به صورت دستی را از بین می برد. ورود دستی اطلاعات موجب اتلاف وقت کارمندان واحد اداری می شود. همچنین امکان خطا در ورود وجود دارد، در نتیجه برای جلوگیری از رخ دادن خطا، چک کردن چندین باره اطلاعات موجب هدر رفتن وقت کارمندان می شود.
مزیت دیگر استفاده از سیستم حضور و غیاب،یکپارچگی آنها با سیستم های حقوق و دستمزد است. در شرکت های بزرگ و سنتی 5 روز پایانی یکی از افراد حسابداری به کارکرد و محاسبه ساعت ها کاری و غیر کاری پرسنل می گذرد. با استفاده از سیستم های یکپارچه این وضعیت به صورت خودکار انجام می شود. جهت اطلاع بیشتر می توانید به مقاله راهنمای جامع انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب مراجعه کنید.
با پیشرفت سیستم های حضور و غیاب و قرار دادن ابزار بسیار جدید کاربردی که مطابق با استاندارد های روز دنیا می باشد. مدیران و روسای شرکت و مراکز تجاری که که کارمند های کم و زیادی را دارا می باشند با خرید دستگاه کنترل دسترسی بدون نیاز به صرف وقت بسیار زیاد جهت محاسبه حقوق و اطلاع یافتن از ساعت ورود و خروجی کارمندان در کمترین زمان ممکن با گزارش گیری سیستمی از موارد نام برده شده گزارش دقیقی دریافت و مشاهده می کنید که در ادامه این مطلب ابزار کمک کننده های به این سامانه را برای شما خوانندگان و مراجعه کنندگان، فروشگاه اینترنتی زمان پرداز معرفی کرده تا خریدی کاربردی را برای سیستم کنترل تردد و یا حضور غیاب خود داشته باشید.
ویژگی های دستگاه حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب ویژگی ها و کاربرد های زیادی دارد که در زیر به برخی از آنها اشاره می کنیم:
- داده ها از طریق ترمینال و بلافاصله به نرم افزار مرتبط با آن منتقل می شود. این داده ها از طریق نرم افزار می توانند به صورت یکپارچه به سیستم های حقوق و دستمزد مرتبط شده و به صورت اتوماتیک به آنها منتقل شوند.
- در صورت ایجاد امکانات و شرایط لازم، می توان کارکنان را از طریق تلفن همراه آنها نظارت کرد و منطقه و محدوده جغرافیایی آنها را مشخص کرد.
- اطلاعات و گزارش گیری آن به صورت آنلاین و زمان واقعی می باشد. در نتیجه بلافاصله مشخص می گردد چه شخصی در سازمان حضور دارد یا ندارد.
- مدیریت پرداخت بر اساس زمان کارکرد.
- ایجاد برنامه زمانبندی برای کارمندان و ارسال آن به گوشی های هوشمند آنها.
- دستگاه حضور و غیاب دارای ویژگی ای است که می تواند مانند یک نرم افزار زمانبندی کار کند. با استفاده از آن کارمندان می توانند به راحتی ساعت های کاری و وظایف خود را تعریف کنند.
- با استفاده از آن کارمندان می توانند ساعات عدم حضور در کار، یا ساعات ناهار یا ساعتی که در جلسه هستند را اعلام کنند، تا کسانی که اجازه دارند از آن با خبر شوند.
- با استفاده از آن کارمندان می توانند در صورتی که در ساعات غیر کاری مشغول انجام وظیفه هستند، آن ساعات را با شرح فعالیت در سیستم وارد کنند تا پس از تایید به صورت خودکار به سیستم حقوق و دستمزد منتقل شود.
- دستگاه حضور و غیاب، یک سیستمی است که امکان دسترسی به امکانات مختلف دستگاه را با مجوز های دسترسی گوناگون فراهم می کند.
- دستگاه های حضور و غیاب کمتر دچار اختلال و خرابی می شوند در نتیجه شما با پرداخت هزینه اندکی می توانید بهترین پشتیبانی ها را از شرکت ارائه دهنده خدمات دریافت کنید.
اصول مهم در مورد خرید دستگاه حضور و غیاب
امروزه انواع دستگاه حضور و غیاب به یکی از ملزومات اصلی سازمانها و کسب و کارهای مختلف تبدیل شده است. فرقی ندارد شما یک سازمان بزرگ باشید، یا یک شرکت کوچک با تعداد انگشت شمار پرسنل؛ در هر صورت برای مدیریت بهتر ورود و خروج کارکنان خود نیاز به یک دستگاه ساعت‌زنی خواهید داشت.
در حال حاضر طیف وسیعی از دستگاههای ساعت‌زنی توسط شرکتهای مختلف ارائه می شود. اگر اطلاع کافی در این حوزه نداشته باشید، انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شما کمی سخت خواهد بود.
اولین قدم در خرید دستگاه حضور و غیاب این است که انتخاب کنید به چه روشی می خواهید ورود خروج کارکنان خود را ثبت کنید. در حال حاضر پرکاربردترین روشهای ثبت تردد بر روی دستگاه ساعت زنی عبارتند از : دستگاههای کارتی، دستگاه ثبت اثر انگشت و تشخیص چهره.
فارغ از اینکه چه روشی را برای ثبت تردد انتخاب می کنید، حتماً آخرین تکنولوژی آن روش را خریداری کنید. به طور مثال در انتخاب دستگاه ثبت ورود و خروج اثر انگشتی و تشخیص چهره، بسیار مهم است که سیستم توانایی تشخیص اثر انگشت یا چهره زنده را از نمونه های تقلبی داشته باشد.
در مرحله بعد توجه داشته باشید که سیستم منتخب شما، ظرفیت و حافظه کافی برای معرفی پرسنل و ذخیره سازی ورود و خروجها را داشته باشد، چرا که هر دستگاه ثبت ورود و خروج بر اساس تعداد خاصی از پرسنل طراحی و تولید می‌شود.
نکته بسیار مهم در خرید دستگاه ساعت زن، انتخاب یک مرکز معتبر فروش در تهران یا شهرهای دیگر است. با خرید از یک شرکت معتبر و خوش نام، علاوه بر اینکه خیالتان از خرید باکیفیت راحت خواهد بود، نگرانی بابت دریافت پشتیبانی برای دستگاه نیز نخواهید داشت.
مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب
- یکپارچه سازی سیستم های مختلف
- راحتی افراد در ثبت زمان ورود و خروج از سازمان با کارت شناسایی و یا اثر انگشت
- از بین رفتن اختلاف هایی که بر اثر ثبت دستی ورود و خروج ایجاد می شود (بین فرد ثبت کننده و پرسنل)
- جلوگیری از سو استفاده کارمندان در ثبت غیر قانونی ورود و خروج از شرکت و یا هماهنگی کردن با فرد ثبت کننده اطلاعات
- گزارش گیری در زمان واقعی، سریع و بدون خطا
- جلوگیری از سو استفاده مدیران رده بالای سازمان در ورود و خروج. اغلب به دلیل ترس کارمندان از مدیران ارشد، ثبت اطلاعات آنها با دستور آنها تغییر می کند
- امکان نصب دوربین جهت ثبت تردد
- برخی از دستگاه های حضور و غیاب دارای قابلیت کار کردن در هنگام قطع برق می باشند
- قابلیت شبکه شدن
- برخی از انواع پیشرفته دستگاه حضور و غیاب امکان استفاده در محیط های مرطوب و گرم، بدون اثر گذاری در کارکرد آنها را دارند
- امکان استفاده از سیستم صوتی برای اعلام هشدار یا تشکر در زمان ثبت ورود شخص مورد نظر
- برخی از دستگاه ها دارای بلوتوث می باشند
- قابلیت اتصال با گوشی های هوشمند با استفاده از نرم افزار های مربوطه
- در صورتی که از فناوری بیومتریک در دستگاه استفاده شود، امکان تشخیص اثر انگشت اصلی از جعلی وجود دارد.
چرا شرکت ها به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارند؟
دلایل زیادی را می توان ذکر کرد که شما را برای خرید انواع دستگاه های حضور و غیاب مجاب کند. در ادامه برخی از مهم ترین دلایلی که شرکت ها به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارند را بررسی می کنیم:
- شما به وسیله دستگاه حضور و غیاب می توانید به آمار کاملا حرفه ای از تردد کارکنان خود دست پیدا کنید.
- دستگاه حضور و غیاب به طور مستقیم می تواند با سیستم حقوق و دستمزد کارکنان شما همگام سازی شود و براساس میزان حضور و غیبت آن ها در مجموعه، حقوق و دستمزد را محاسبه کند. کاری که باید یک کارمند تمام وقت، در روزهای پایانی ماه، ساعت ها وقت بگذارید و این آمار و ارقام را محاسبه و تحلیل کند.
- محاسبه دقیق ساعت کاری کارکنان تنها با دستگاه های حضور و غیاب امکان پذیر است. شما می توانید در پایان هر ماه به طور دقیق میزان تاخیر کارکنان را محاسبه و براساس فاکتورهایی، از دستگاه بخواهید که حقوق و دستمزد را با توجه به این تاخیرها، تغییر دهد.
- با داشتن یک دستگاه حضور و غیاب، دیگر کمتر پرسنلی می تواند شما را دور بزند. این یعنی کارمندان دیگر نمی توانند با ادعای بی مورد، مدعی شوند که مثلا در فلان تاریخ، غیبت نداشتند یا مثلا در طول یک ماه فقط یک روز تاخیر داشتند.
- با داشتن یک دستگاه حضور و غیاب می توانید، دیگر دستگاه های کنترل تردد مثل انواع گیت ها، دوربین ها و… را نیز با این دستگاه همگام سازی کنید.
- نگرانی قطعی برق نباشید، برخی از انواع دستگاه های حضور و غیاب، این قابلیت را دارند که در زمان قطع برق، تا مدت زمانی به کار خود ادامه دهند.
کلام آخر
دستگاه حضور و غیاب زمان پرداز با بهره گیری از مدرن ترین تکنولوژی های شناسایی بایومتریک همچون اثر انگشت، چهره و کف دست، ابزاری کارآمد و قابل اطمینان در راستای کنترل ورود و خروج، مدیریت زمان و مدیریت نظم پرسنل می باشد. دستگاه کنترل تردد زمان پرداز نیز همچون دستگاه حضور و غیاب آن امکاناتی متنوع را در قالب دستگاهی جهت کنترل دسترسی افراد در اختیار می گذارد.
مجموعه ی فنی و مهندسی زمان پرداز با تکیه بر دانش و تجربه ی مهندسین خود محصولات متنوعی را بر مبنای روش های تشخیص هویت بایومتریک ارائه می دهد، از جمله این محصولات می توان به بهترین برند دستگاه حضور و غیاب، دستگاه کنترل تردد ، نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد اشاره کرد.
