سیستم حضور و غیاب چیست و چگونه کار می کند؟

سیستم حضور و غیاب چیست و چگونه کار می کند؟ از دیر باز تاکنون همواره برای انجام کار در ادارات، سازمان های دولتی و غیر دولتی و کارخانجات، ساعات معینی تعیین شده است. پرسنل و کارکنان باید طبق آن ساعات در شرکت و یا دیگر ارگان های نام برده شده حاضر شوند و در ساعت تعیین شده بعدی کار خود را اتمام کنند و از محل کار خود خارج شوند. تمامی این مراحل باید به صورت روزانه انجام می شد و تمام کارکنان و پرسنل برای دریافت حقوق تعیین شده ملزم به رعایت قوانین بودند و نمی توانستند از قوانین سرپیچی کنند.

تمامی این قوانین برای افزایش سود دهی و بازدهی کار پرسنل پایه گذاری شده اند. بنابراین باید روشی برای ثبت ورود و خروج کارکنان ابداع می شد تا حق کسی پایمال نشود و کسی نتواند قوانین را زیر پا بگذارد. در ابتدا افرادی برای ثبت ورود خروج افراد در یک ارگان استخدام شدند که باید تمامی ورود خروج ها را ثبت می کردند و در انتهای هر ماه، متناسب با ساعات کار هر یک از کارکنان، حقوق هر کارگر و یا پرسنل را محاسبه کرده و به آنها بدهند. اما این روش ایرادات بسیار زیادی داشت، به عنوان مثال اگر یک کارخانه با چند هزار کارگر قصد انجام چنین کاری را داشت، نه تنها بایستی چندین نفر برای ثبت ورود و خروج ها استخدام می کرد، بلکه برای محاسبه حقوق کارکنان خود به یک هفته زمان نیاز داشت که باعث نارضایتی کارکنان خود می شد. بنابراین دستگاه های حضور و غیاب پانچی اختراع شدند.

تاریخچه دستگاه حضور و غیاب

اولین دستگاه حضور و غیاب پانچی نام داشت، این نوع دستگاه های حضور و غیاب کلید و نوار کاغدی نام داشت. این دستگاه یک ماشین ثبت زمان بود. این دستگاه در نوار های کاغذی از پیش چاپ شده که هر یک مخصوص یکی از پرسنل بود، زمان دقیق را تردد را چاپ می کرد. در واقع هر کدام از پرسنل با وارد کردن شماره اختصاصی خود، ساعت ورود و یا خروج خود را ثبت می نمود.

سری دوم دستگاه های حضور و غیاب پانچی، دستگاه حضور و غیاب دی بود. در این نوع دستگاه ها، یک دایره فلزی بزرگ تعبیه شده بود که روی آن، شماره درج شده بود. در مرکز این دایره فلزی، عقربه ای تعبیه شده بود. هر فرد برای ثبت تردد خود، می بایست عقربه را روی شماره مخصوص خود قرار داده و آن را بفشارند. سپس دستگاه ساعت لحظه ای را در کاغذ های هر شماره که داخل دستگاه تعبیه شده بود، وارد می کرد.

نوع سوم و توسعه یافته دستگاه های حضور و غیاب، دستگاه های حضور و غیاب کارتی بود. در این دستگاه برگه هایی مخصوص برای هر کارگر و یا پرسنل طراحی میشد که هر شخص موظف بود برای ورود و یا خروج، برگه خود را طبق یک دستور العمل داخل دستگاه قرار دهد و دستگاه در جای مورد نظر ساعت ورود و یا خروج را درج می کرد. در واقع این دستگاه تنها ساعت لحظه ای را در یک جای مشخص چاپ می کرد.

در تمامی دستگاه های ذکر شده، در انتهای هر ماه، شخصی موظف به بررسی برگه های خروج بوده و باید حقوق هر شخص را محاسبه می کرد. اما هنوز مشکلاتی پابرجا بود. یکی از آن مشکلات سرعت ثبت ورود و خروج بود؛ در مجموعه هایی که کارکنان زیادی را در بر می گرفت، در زمان های ورود و خروج افراد، به ایجاد صف های طولانی می انجامید و دستگاه نیز پاسخگوی تمامی افراد نبود.

پس شرکت ها نیازمند یک تکنولوژی جدید تر و بی دردسر بودند تا بتوانند کار مدیریتی خود را سریع تر و بی دغدغه تر انجام دهند. به همین جهت، اولین دستگاه حضور و غیاب تمام خودکار در سال 1316 (ه.ش.) به بازار عرضه شد. در این دستگاه محاسبه ساعات کارکرد پرسنل راحت تر، سریع تر و بسیار ساده تر انجام شده و به نوعی باعث ایجاد یک انقلاب در این تکنولوژی شده بود.

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک، به عنوان آخرین تکنولوژی این عرصه به شمار می روند. تا این قسمت از مقاله به دلیل و چگونگی شکل گیری نیاز به دستگاه های حضور و غیاب و همچنین تاریخچه ساخت این تکنولوِژی پرداخته شد. حال سوالی که باید پاسخ داده شود، طرز کار و تکنولوژی های موجود در بازار فعلی می باشد. با زمان پرداز همراه باشید تا به این موارد بپردازیم.

دستگاه های حضور و غیاب کارتی

از همان ابتدای شکل گیری دستگاه های حضور و غیاب، استفاده از کارت یکی از روش های ابتدایی به منظور ثبت حضور و غیاب بوده است. استفاده از کارت، احراز هویت را سریعتر و آسان تر می کند. کارت هایی که توسط دستگاه های حضور و غیاب پشتیبانی می شوند، دو نوع RF-id و MiFare می باشند. این کارت ها فقط حاوی کد پرسنلی دارنده آن می باشند و با قرار گیری جلوی دستگاه، به صورت خودکار زمان ورود و یا خروج برای آن فرد در دستگاه ثبت می شود.

دستگاه حاوی یک چیپ الکترومغناطیس است که با قرار گیری کارت در مقابل آن، کارت را شناسایی و تردد فرد را ثبت می کند. آسان بودن رابط کاربری، سریع بودن و کم هزینه بودن، از مولفه های مثبت این دستگاه ها می باشد و توجه شرکت های زیادی را به خود جلب کرده اند. اما بزرگترین عیبی که از دستگاه های حضور و غیاب کارتی می توان گرفت، امکان تقلب بسیار آسان در آنها می باشد.

تقلب بدین صورت امکان پذیر است که هر شخص می تواند توسط شخص دیگری ثبت تردد خود را ثبت کند و یا با جعل کردن یک کارت، خلاف قوانین وضع شده در مجموعه کاری خود عمل کند. همچنین مشکل دیگر این دستگاه ها، گم شدن کارت احراز هویت توسط افراد می باشد. زیرا تا زمانی که کارت جدید تهیه شود، فرد صاحب کارت امکان ثبت تردد نخواهد داشت. پس اگر بخواهیم تمامی مولفه های مثبت و منفی دستگاه های حضور و غیاب کارتی را در کنار هم قرار دهیم، بدین صورت خواهند بود:

• مزایا:
  • رابط کاربری ساده؛
  • سرعت بالا برای احزار هویت و ثبت تردد؛
  • مناسب برای مجموعه های شلوغ با تعداد پرسنل بالا؛
  • قیمت به صرفه (پایین تر از تمامی دستگاه های حضور و غیاب)؛
• معایب:
  • بیشترین امکان تقلب و یا جعل کارت نسبت به دستگاه های دیگر؛
  • امکان گم شدن کارت توسط افراد؛

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک

به طور حتم اگر احراز هویت توسط دستگاه های حضور و غیاب از طریق ویژگی های منحصر به فرد هر شخص همچون اثر انگشت، چهره و یا الگوی کف دست انجام شود، دیگر قابلیت هر گونه تقلب و یا جعل هنگام ثبت تردد وجود نخواهد داشت. حالا اگر بخواهیم تعریف کاملی از واژه بیومتریک داشته باشیم، باید بدین شکل بیان کنیم: “به تمامی ویژگی های زیستی و فیزیکی یک انسان که سیستم قابلیت اندازه گیری و بازشناسی خودکار آن را داشته باشد، ویژگی های بیومتریک گفته می شود”.

تمامی دستگاه هایی که به منظور شناسایی یک فرد با استفاده از الگوریتم های ریاضی، از اندام های ثابت و زنده همانند عنبیه چشم و اثر انگشت که تقلید ناپذیر بوده و در بسیاری از موارد تغییر ناپذیر نیز می باشند، برداشت های یکتا و ثابتی را انجام داده و از آن ها به عنوان یک گذرواژه استفاده می کنند، دستگاه های بیومتریک نام برده می شوند. در ابتدای ورود این تکنولوژی، سیستم ها اکثرا تحت Dos بوده و از انعطاف کمی برخوردار بود.

با ظهور تکنولوژی کامپیوتر و همچنین نرم افزار های مخصوص دستگاه های حضور و غیاب، این دستگاه ها جای خود را به طور گسترده تری در شرکت ها و ادارات تثبیت کردند. دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک با اتصال به نرم افزار های مخصوص در سیستم های کامپیوتری، امکان ثبت و انجام محاسبه روی اطلاعات دریافتی از دستگاه را ممکن تر و اعمال ویرایش و همچنین اعمال مواردی همچون مرخصی را آسان تر و سریع تر کرده اند.

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص اثر انگشت

زمانی که از کارت ها به عنوان وسیله ای برای احراز هویت استفاده شد، مدیران ادارات و سازمان ها همواره با مشکلات مربوط به احراز هویت با کارت و امکان تقلب دست و پنجه نرم می کردند. تکنولوژی سیستم های حضور و غیاب می بایست به سراغ روشی برای احراز هویت می رفت که نه تنها منحصر به فرد افراد باشد، بلکه امکان تقلب را به صفر برساند. پس به همین علت، حسگر های شناسایی اثر انگشت برای اولین بار در دستگاه های حضور و غیاب استفاده شدند.

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص اثر انگشت به عنوان اولین دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک به شمار می روند. این دستگاه ها با استفاده از یک حسگر نوری که مجهز به شیشه ضد خش می باشد، اثر انگشت هر شخص را دریافت و با پردازش الگوریتم های خاص ریاضی، قسمت هایی از اثر انگشت را تبدیل به صفر و یک می کند. استفاده از این روش برای احراز هویت بسیار دقیق، آسان و سریع می باشد و امکان تقلب در آن را به صفر رسانده است.

اما دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی برای تمامی ادارات و یا مجموعه های کاری مناسب نیست. علتی که موجب پر رنگ شدن این نکته شده است، امکان تغییر اثر انگشت است. شاید طبق گفته های پیشین این مقاله، ویژگی های بیومتریک غیر قابل تغییر تعریف شده باشند اما لازم به ذکر است که تنها ویژگی بیومتریک انسان که قابل تغییر می باشد، اثر انگشت و خطوط کف دست می باشد. اما همانطور که گفته شد، در شرایط خاصی این امر امکان پذیر است.

این شرایط خاص، مربوط به کارهایی است که با دست بیشتر سر و کار دارند. زیرا به مرور زمان و با کار مداوم، امکان از بین رفتن و محو شدن خطوط دست وجود دارد و موجب می شود توسط دستگاه شناسایی نشوند. البته ناگفته نماند که هنگام فروش این محصول به مجموعه هایی که از دسته ذکر شده هستند، راهکاری برای رفع این مشکل پیشنهاد می شود. آنها می توانند با آپدیت هفتگی و یا ماهانه اثر انگشت پرسنل، تا حدود زیادی از وقوع اینگونه مشکلات جلوگیری کنند.

به طور کلی مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب تشخیص اثر انگشت بدین صورت خواهد بود:

• مزایا
  • به صرفه بودن هزینه نسبت به تکنولوژی سوار بر روی دستگاه؛
  • امکان تقلب صفر است؛
• معایب
  • احتمال ناتوانی در شناسایی اثر انگشت افراد در یک سری مشاغل خاص؛
  • ایجاد و انتقال آلودگی در محل حسگر نوری اثر انگشت؛

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره

نوع دوم دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک، دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره بود. این دستگاه ها در ابتدا با الگوریتم های مختلفی تولید شدند، در الگوریتم اول، دستگاه از چهره فرد تصاویر مختلفی را با زوایای مختلف می گرفت. در زمانی که فرد به جهت ثبت تردد خود مقابل دوربین تشخیص چهره می ایستاد، الگوریتم پیاده شده روی دستگاه تصویر شخص را به سرعت با تصاویر موجود در دیتابیس خود مقایسه می کرد و بلافاصله بعد از شناسایی فرد، تردد او ثبت می شد.

اما در الگوریتم دیگری، از روشی متفاوت تر و پیشرفته تر استفاده می شد. در این الگوریتم، دستگاه در زمان ثبت چهره فرد، فقط یک عکس از چهره او در دیتابیس دستگاه ثبت می شد. اما این تصویر متفاوت تر از یک تصویر گرفته شده توسط یک دوربین معمولی بود. پاسخ این ادعا آن است که این دستگاه علاوه بر یک دوربین معمولی جهت تصویر برداری، از یک دوربین مادون قرمز جهت تشخیص عمق نیز برخوردار بود.

بنابراین، هنگامی که تصویر فرد ثبت می شد، یک تصویر دو بعدی به شمار نمی رفت. در واقع یک طرح سه بعدی از چهره یک فرد به شمار می رفت. در نوع سوم نیز، دستگاه از دو دوربین تصویر برداری و دوربین تشخیص عمق برخوردار بود. اما الگوریتم پیاده شده روی دستگاه کمی متفاوت تر بود. این الگوریتم زمانی که تصویر شخص را دریافت می کرد، مکان دقیق چشم ها، بینی و لب فرد را مشخص کرده و سپس فاصله بین این اجزا را محاسبه می نمود.

بنابراین زمانی که چهره فرد جهت ثبت تردد جلوی دوربین قرار می گرفت، عکس و همچنین فاصله اجزای صورت (میمیک صورت) را اندازه گیری کرده و با اطلاعات محاسبه شده قبلی تطبیق می داد. حال سوالی پیش می آید که کارایی دوربین تشخیص عمق در این دستگاه چیست؟ پاسخ این سوال بدین گونه است که در زمان تصویر برداری اولیه، این دوربین کار خاصی انجام نمی دهد. اما زمانی که فرد برای ثبت چهره مقابل دستگاه قرار می گیرد، این دوربین به کار می افتد تا اگر کسی به منظور تقلب، عکسی را جلوی دستگاه قرار داده است شناسایی کند و تردد صاحب آن عکس ثبت نشود.

به طور کلی، نوع سوم دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره، نوع تکامل یافته تر و پیشرفته تری نسبت به انواع اول و دوم این دستگاه ها بوده اند. زیرا در نوع اول، در صورت قرار گیری عکس پرسنل جلوی دستگاه، تردد آنها ثبت شده و این به منزله امکان تقلب آسان برای این دستگاه ها به شمار می رفته است. در نوع دوم این دستگاه ها نیز، الگوریتم ذکر شده برای انجام مراحل مربوطه به پردازنده و سخت افزاری قوی نیاز داشته و به طبع آن، به بهای زیادی برای تولید و همچنین تهیه آن نیاز بود.

اما برتری آن نسبت به نوع اول، غیر ممکن بودن تقلب در آن ها می باشد. در هر صورت، اکثر دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره امروزه از الگوریتم نوع سوم استفاده می کنند. به منظور توضیح دوباره، الگوریتم نوع سوم چهره افراد را با استفاده از میمیک صورت آنها شناسایی می کند. دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره، از موارد زیر برخوردار می باشند:

• مزایا
  • امکان تقلب در این دستگاه صفر است؛
  • برای تمامی موقعیت های شغلی مناسب است؛
  • عملکرد لحظه ای بدون نیاز به هرگونه دخالت انسان؛
  • عدم نیاز به تماس دست موجب جلوگیری از ایجاد آلودگی و شیوع هرگونه بیماری می شود؛
• معایب
  • قیمت بالا نسبت به دیگر دستگاه های حضور و غیاب؛

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص الگو کف دست

زمانی که توسعه دهندگان دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک، به الگوی کف دست روی آوردند، این سوال مطرح شد که چه ویژگی خاصی در کف دست انسان می تواند منحصر به فرد باشد. ویژگی های زیادی در دست انسان نهفته است. یکسری خطوط کف دست، اندازه دست و همچنین رگ های کف دست، از جمله ویژگی های منحصر به فرد دست هر شخص می باشد. دستگاه های حضور و غیاب الگوی کف دست امروزه بیشتر از خطوط کف دست و همچنین رگ های کف دست برای احراز هویت استفاده می کنند.

حسگر مادون قرمز داخل دستگاه، خطوط و یا رگ های کف دست را شناسایی کرده و تردد فرد را ثبت می کند. نکته ای که لازم است ذکر شود، این است که دستگاه های الگوی کف دست که خطوط کف دست را شناسایی می کنند، به هیچ وجه مناسب شغل هایی که بیشتر کار با دست دارند نمی باشد. زیرا در این نوع مشاغل، امکان تغییر خطوط کف دست بسیار بالا می باشد. بنابراین این دستگاه بدین صورت خواهد بود:

• مزایا
  • امکان تقلب در آن وجود ندارد؛
• معایب
  • برای مشاغل یدی (کار های دستی) اصلا مناسب نیست؛
  • احتمال ایجاد و انتقال آلودگی بسیار بالا می باشد؛