آشنایی با شیفت چرخشی کاری

شیفت چرخشی یکی از انواع شیفت های کاری است که در آن کارکنان در بازه های زمانی مختلف روز، مانند صبح، عصر یا شب، فعالیت می کنند. این مدل بیشتر در مجموعه هایی استفاده می شود که فعالیت آن ها به یک ساعت مشخص محدود نیست و لازم است کارکنان در ساعات مختلف حضور داشته باشند.

برای مدیران و مسئولان منابع انسانی، شناخت نحوه برنامه ریزی این نوع شیفت اهمیت زیادی دارد؛ زیرا تغییر ساعات کاری کارکنان می تواند مستقیما بر ثبت تردد، محاسبه کارکرد، اضافه کاری، مرخصی و در نهایت تنظیم حقوق و دستمزد تاثیر بگذارد.

شیفت چرخشی یعنی چه؟

اگر بخواهیم به زبان ساده توضیح دهیم که شیفت چرخشی یعنی چه، باید گفت این نوع برنامه کاری، زمانی ایجاد می شود که ساعت فعالیت یک کارمند در روزها یا دوره های مختلف ثابت نباشد و بین چند شیفت جابه‌جا شود.

برای مثال، کارمندان کارخانه های بزرگ مانند ایرانخودرو دارای شیفت چرخشی هستند، بدین شکل که کارگران 7 روز شیفت صبح، 7 روز شیفت عصر و 7 روز شیفت شب هستند و این جریان شیفت ها پس یک دوره چرخشی کامل (یعنی پس از پایان 21 روز) از ابتدا تکرار می شود.

تفاوت اصلی این مدل با شیفت ثابت، در تغییر زمان شروع و پایان کار است. در شیفت ثابت، کارمند معمولا در یک بازه زمانی مشخص فعالیت می کند؛ اما در شیفت چرخشی برنامه کاری در طول هفته یا ماه تغییر می کند.

هدف از اجرای چنین برنامه ای معمولا پوشش کامل ساعات فعالیت مجموعه و توزیع نوبت های کاری میان کارکنان است. البته برای اجرای صحیح آن باید برنامه مشخصی وجود داشته باشد تا کارکنان و واحد منابع انسانی از زمان دقیق هر نوبت مطلع باشند.

انواع شیفت چرخشی کدام اند؟

شیفت های چرخشی را می توان براساس تعداد نوبت ها و ساعات فعالیت مجموعه به شکل های مختلفی اجرا کرد. رایج ترین مدل ها عبارت اند از:

شیفت چرخشی صبح و عصر

در این مدل کارکنان بین شیفت صبح و عصر جابه جا می شوند. برای مثال، کارمند ممکن است در یک دوره صبح فعالیت کند و در دوره بعدی در شیفت عصر قرار بگیرد. این مدل برای مجموعه هایی مناسب است که فعالیت آن ها تا ساعات شب ادامه دارد اما نیاز به پوشش شبانه روزی ندارند.

سه شیفت چرخشی

در مدل سه شیفت چرخشی، کارکنان میان شیفت های صبح، عصر و شب جابه جا می شوند. این روش بیشتر در مجموعه هایی کاربرد دارد که فعالیت آن ها در تمام ساعات شبانه روز ادامه دارد؛ مانند برخی کارخانه ها، مراکز خدماتی و مجموعه های عملیاتی.

در این مدل، ترتیب چرخش باید کاملا مشخص باشد تا هم برنامه ریزی منابع انسانی ساده‌تر شود و هم ثبت ورود و خروج کارکنان با خطای کمتری انجام گیرد.

شیفت چرخشی ناپیوسته

این نوع شیفت چرخشی در برخی کارخانجات و صنایع در نظر گرفته می شود؛ به این صورت که مدیر منابع انسانی، هر هفته برنامه ساعات کاری یک فرد را مشخص می کند و معمولا نیز برنامه ساعات کاری هر فرد، قبل از شروع بازه زمانی، مشخص نیست.

مزایا و معایب شیفت کاری چرخشی چیست؟

استفاده از شیفت کاری چرخشی می تواند مزایای مختلفی برای سازمان داشته باشد، اما در صورت برنامه ریزی نامناسب ممکن است مشکلاتی نیز ایجاد کند.

مزایای شیفت چرخشی

یکی از مهم ترین مزایا، امکان پوشش ساعات کاری مختلف بدون نیاز به حضور یک گروه ثابت در تمام ساعات است. همچنین با اجرای یک برنامه منظم، نوبت های صبح، عصر و شب می توانند میان کارکنان توزیع شوند.

این مدل برای مجموعه هایی که فعالیت شبانه روزی دارند نیز کاربرد زیادی دارد و به مدیران کمک می کند نیروی انسانی مورد نیاز هر ساعت را تأمین کنند. از طرف دیگر، استفاده از سیستم مناسب برای ثبت تردد باعث می شود اطلاعات مربوط به ساعات کار کارکنان دقیق‌تر ثبت شود.

معایب شیفت چرخشی

تغییر مداوم ساعت کار می تواند برنامه روزانه و زمان استراحت کارکنان را تحت تأثیر قرار دهد. همچنین اگر برنامه شیفت ها به درستی تنظیم نشود، احتمال جابه جایی اشتباه، ثبت ناقص تردد یا ایجاد اختلاف در محاسبه کارکرد افزایش پیدا می کند.

از دید منابع انسانی، مدیریت چنین برنامه ای در مجموعه های بزرگ دشوارتر از شیفت ثابت است؛ زیرا تعداد زیادی از کارکنان ممکن است در روزهای مختلف، ساعات متفاوتی داشته باشند. به همین دلیل استفاده از ابزارهای مکانیزه می تواند بخش قابل توجهی از این پیچیدگی را کاهش دهد.

شیفت چرخشی مدرسه چگونه است؟

عبارت شیفت چرخشی مدرسه معمولا به شرایطی اشاره دارد که فعالیت مدرسه یا کارکنان آن در نوبت های متفاوت سازمان دهی می شود. در برخی مراکز آموزشی ممکن است به دلیل محدودیت فضا یا تعداد زیاد دانش آموزان، فعالیت مدرسه در دو نوبت صبح و عصر انجام شود.

در چنین شرایطی، مدیریت دقیق ساعات حضور کارکنان، معلمان یا نیروهای خدماتی اهمیت پیدا می کند. ثبت دقیق ورود و خروج و مشخص بودن برنامه هر فرد کمک می کند کارکرد کارکنان براساس زمان واقعی حضور آن ها محاسبه شود.

نحوه محاسبه حقوق و دستمزد در شیفت چرخشی

یکی از مهم ترین چالش های اجرای شیفت های متغیر، انتقال صحیح اطلاعات تردد به فرآیند حقوق و دستمزد است. در واقع تنها تعریف یک برنامه شیفت کافی نیست؛ بلکه باید مشخص باشد هر کارمند در هر روز چه ساعتی وارد محل کار شده، چه زمانی خارج شده و در کدام نوبت فعالیت کرده است.

ثبت دقیق ساعت ورود و خروج

اولین مرحله، ثبت صحیح تردد است. اگر ورود یا خروج کارکنان به صورت دستی ثبت شود، احتمال فراموشی یا اشتباه افزایش پیدا می کند. دستگاه حضور و غیاب می تواند اطلاعات تردد را به صورت منظم ثبت و برای بررسی های بعدی ذخیره کند.

محاسبه ساعات کار در شیفت های مختلف

در مرحله بعد، اطلاعات ثبت شده باید با برنامه شیفت هر کارمند تطبیق داده شود. برای مثال، سیستم باید بتواند تشخیص دهد که فرد در یک روز در شیفت صبح و در روز دیگر در شیفت شب قرار داشته است.

محاسبه اضافه کاری و کارکرد ماهانه

پس از ثبت تردد و تعیین ساعات کار، مجموع کارکرد فرد در دوره موردنظر محاسبه می شود. اطلاعات مربوط به تاخیر، تعجیل، غیبت، مرخصی و اضافه کاری نیز باید از همین داده های واقعی استخراج شود.

توجه به نوبت های مختلف کاری

در زمان تنظیم حقوق، نوع نوبت کاری کارکنان نیز باید در نظر گرفته شود. بنابراین سیستم حقوق و دستمزد باید اطلاعات مربوط به شیفت های ثبت شده را به شکل منظم در اختیار مسئول مربوطه قرار دهد تا محاسبات براساس اطلاعات واقعی انجام شود.

چگونه شیفت چرخشی را با نرم افزار حضور و غیاب مدیریت کنیم؟

مدیریت تعداد زیادی برنامه کاری با روش های دستی، به خصوص در سازمان های بزرگ، زمان‌بر و مستعد خطاست. نرم افزار حضور و غیاب زمان پرداز می تواند به مدیران و مسئولان منابع انسانی کمک کند تا برنامه های کاری مختلف را تعریف و اطلاعات تردد کارکنان را به صورت منظم مدیریت کنند.

با استفاده از این نرم افزار می توان شیفت های مختلف را تعریف کرد، برنامه کاری کارکنان را مشخص نمود و اطلاعات ورود و خروج را بررسی کرد. همچنین امکان مدیریت مواردی مانند تاخیر، تعجیل، مرخصی، غیبت و اضافه کاری باعث می شود اطلاعات مورد نیاز برای بررسی کارکرد کارکنان یکجا در اختیار مسئول منابع انسانی باشد.

اتصال اطلاعات حضور و غیاب به فرآیند حقوق و دستمزد نیز باعث می شود انتقال اطلاعات با سرعت و دقت بیشتری انجام شود. در نتیجه، به جای بررسی دستی حجم زیادی از داده های تردد، مسئول منابع انسانی می تواند گزارش های موردنیاز خود را از سیستم دریافت و بررسی کند.

نتیجه گیری

مدیریت شیفت چرخشی زمانی موفق خواهد بود که برنامه کاری، ثبت تردد و محاسبه کارکرد کارکنان به شکل هماهنگ انجام شود. هرچه تعداد کارکنان و تنوع شیفت ها بیشتر باشد، مدیریت دستی این فرآیند دشوارتر خواهد شد.

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب زمان پرداز می تواند به سازمان ها کمک کند تا برنامه شیفت ها، تردد و کارکرد کارکنان را دقیق تر مدیریت کنند.

اگر مجموعه شما با شیفت های متنوع، کارکنان نوبت کار یا فرآیندهای پیچیده حضور و غیاب مواجه است، همین حالا با کارشناسان زمان پرداز تماس گرفته و از مشاوره رایگان این مجموعه بهره مند شوید.