نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست و چرا این روزها در شرکت ها و اداره ها آنقدر از آن صحبت می شود؟ اگر تا همین چند سال پیش در یک شرکت خصوصی یا یک سازمان دولتی کار کرده باشید، حتما پوشه های مقوایی کرم رنگ، نامه های با منگنه به هم دوخته شده و امضاهای دستی مدیران را یادتان هست.

روزهایی که یک نامه اداری ساده برای امضا شدن باید بین طبقات دست به دست می شد و اگر کارشناس مربوطه پشت میز نبود، کار روزها معطل می ماند. سامانه های اتوماسیون اداری ایجاد شدند تا به این دوندگی ها پایان دهد و تمام مکاتبات را به یک سیستم منظم، سریع و بدون نیاز به کاغذبازی تبدیل کند.

در این محتوا تمامی آنچه که باید درباره اتوماسیون اداری، کاربردها و مزایا و معایب آن بدانید را به طور کامل بررسی می کنیم.

منظور از اتوماسیون اداری چیست؟

یکی از سوالات متداول کاربران این است که دقیقا اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری یعنی تمام کارهای دفتری و اداری روزمره ای که قبلا با کاغذ، خودکار و زونکن انجام می گرفت با یک فرآیند مشخص به صورت خودکار انجام شود. این کارهای روزمره شامل مواردی مثل نوشتن نامه، ثبت شماره اندیکاتور در دفاتر بزرگ، ارجاع نامه به همکار دیگر، پیگیری کارها و گرفتن امضا از مدیرعامل است.

وقتی یک مجموعه اداری (حتی شرکت های خصوصی) سراغ یک اتوماسیون اداری ساده می رود، هدفشان این است که روند گردش نامه ها شفاف شود. با این کار، دیگر هیچ کاغذی زیر دست‌وپای کارمندان گم نخواهد شد، همه نامه ها تاریخچه مشخص دارند و معلوم است یک نامه در چه ساعت و روزی به چه کسی ارجاع داده شده است.

به جای اینکه وقت پرسنل صرف پیدا کردن نامه در بین زونکن های بایگانی شود، تمرکزشان روی کارهای اصلی و سودآور کسب‌وکار قرار می گیرد.

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

اگر بخواهیم دقیق‌تر بدانیم که نرم افزار اتوماسیون اداری چیست، باید بگوییم این نرم افزارها معمولا یک سامانه جامع هستند که تمام میز کار و کارتابل سنتی شما را به صفحه مانیتور یا گوشی موبایل منتقل می کند. در این سامانه، هر کارمند نام کاربری اختصاصی خودش را دارد، نامه های ارجاع شده را می بیند، روی آن ها هامش (پاراف) می زند، متن را ویرایش می کند و در نهایت با امضای دیجیتال برای مدیر یا همکارش می فرستد.

در حال حاضر، اکثر شرکت ها و ادارات دولتی از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب استفاده می کنند؛ چون دیگر نیازی نیست روی تک تک سیستم ها نرم افزار نصب شود. مدیرعامل حتی وقتی در ترافیک اتوبان همت نشسته یا در ماموریت به سر می برد، کافیست مرورگر گوشی خود را باز کند تا نامه ها و درخواست های مهم را امضا و تایید کند.

بنابراین در پاسخ به اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری چیست باید بگوییم: بستری امن و ۲۴ ساعته برای اینکه نبض ارتباطات شرکت حتی یک لحظه هم متوقف نشود.

5 کاربرد بسیار مهم انواع نرم افزار اتوماسیون اداری

این نرم افزار بخش های اصلی مدیریت یک شرکت را پوشش می دهد و کارهای تکراری روزمره را به شکل چشمگیری سریع می کند. در ادامه 5 کاربرد بسیار مهم این سامانه ها را بررسی می کنیم:

1. دبیرخانه دیجیتال و ثبت نامه های وارده و صادره

ثبت سنتی نامه ها در دفتر اندیکاتور همیشه با خطای انسانی همراه بود. با این سیستم، نامه های دریافتی از ارگان ها یا مشتریان اسکن شده، شماره یکتا دریافت می کنند و بلافاصله به کارتابل مسئول مربوطه فرستاده می شوند.

2. بایگانی الکترونیک و پیدا کردن اسناد قدیمی

دیگر نیازی به انباری های تاریک پر از پوشه نیست. مثلا اگر بخواهید قرارداد یک پیمانکار در سال ۱۳۹۸ را پیدا کنید، به جای ساعت ها ورق زدن پرونده ها، با تایپ نام پیمانکار در کادر جستجو، کل اسناد را در چند ثانیه می بینید.(البته در صورتی که این قرارداد در سیستم ثبت شده باشد)

3. کارتابل وظایف و پیگیری کارهای عقب افتاده

مدیران در این سیستم وظایف مختلف را همراه با مهلت تحویل به کارشناسان محول می کنند. به این ترتیب دیگر جمله “یادم رفت نامه را بفرستم” شنیده نمی شود و وضعیت هر پروژه در هر لحظه مشخص است.

4. حذف فرم های کاغذی و درخواست های مرخصی و ماموریت

فرم های پرکاربرد مثل درخواست مرخصی استحقاقی، مساعده حقوق یا تنخواه گردان به صورت فرم الکترونیکی پر می شوند. این فرم ها مستقیما برای مدیر واحد ارسال شده و با یک کلیک تایید یا رد می شوند.

5. هماهنگی جلسات و ثبت صورتجلسات

تنظیم ساعت جلسات بین مدیران همیشه چالش برانگیز است. نرم افزار، تقویم کاری افراد را تطبیق داده، دعوت نامه را ارسال می کند و پس از اتمام جلسه، متن صورتجلسه و امضای اعضا را به صورت آنلاین ثبت می کند.

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

دیجیتالی کردن کارها تغییر بزرگی در فرهنگ یک سازمان است و مانند هر ابزار دیگری، در کنار مزایای فراوان، چالش های خودش را هم دارد:

مزایای اتوماسیون اداری

صرفه جویی اساسی در هزینه های خرید کاغذ، کارتریج چاپگر و زونکن اولین مزیت ملموس است. سرعت انجام کارها از چند روز به چند دقیقه می رسد و شفافیت بالا مانع از شانه خالی کردن افراد از مسئولیت می شود؛ زیرا مسیر چرخش هر نامه و دستور کاملا ثبت و قابل رهگیری است.

معایب اتوماسیون اداری

اولین مورد از معایب اتوماسیون اداری، مقاومت طبیعی نیروهای باسابقه در برابر کنار گذاشتن کاغذبازی و کار با سیستم های نرم افزاری است که نیاز به آموزش صبورانه دارد. دومین مورد از معایب اتوماسیون اداری، هزینه اولیه ای است که شرکت برای خرید سرور، شبکه یا لایسنس پرداخت می کند.

در نهایت، وابستگی شدید سازمان به اتصال اینترنت یا شبکه داخلی، سومین مورد از معایب اتوماسیون اداری محسوب می شود که در صورت قطعی شبکه ممکن است کارتابل ها را برای مدتی متوقف کند.

چطور بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را انتخاب کنیم؟

اگر تصمیم به مکانیزه کردن کارهای شرکت گرفته اید، پیدا کردن بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری با توجه به تنوع گزینه ها، کار آسانی نیست. نرم افزاری برای شما مناسب است که شرایط بومی کار در ایران را بشناسد و ویژگی های زیر را داشته باشد:

• محیط کاربری فارسی و راحت: پیچیدگی بیش از حد سیستم باعث دلزدگی پرسنل می شود. انتخاب یک اتوماسیون اداری ساده که حتی کم سابقه ترین نیروها بتوانند ظرف نیم ساعت کار با آن را یاد بگیرند، اهمیت فراوانی دارد.
• دسترسی آسان و تحت وب: سامانه باید از نوع نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب باشد تا نیازی به استقرار روی ویندوزهای قدیمی نباشد و در تبلت یا گوشی نیز روان باز شود.
• پشتیبانی فنی سریع: پاسخگویی سریع شرکت توسعه دهنده در صورت بروز مشکل، ضامن حفظ آرامش در ساعت های کاری پرفشار اداری است.
• قابلیت ارتباط با سایر نرم افزارها: سیستمی که نتواند به نرم افزار حسابداری یا سیستم های پرسنلی شرکت متصل شود، در درازمدت جزیره ای عمل کرده و دوباره کار دستی ایجاد می کند.

بدیهی است که در کنار این موارد، قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری نیز نقش تعیین کننده ای دارد و مدیران مالی ترجیح می دهند بر اساس بودجه و ابعاد سازمان خود خریدی اقتصادی و با بازدهی سریع داشته باشند.

ارتباط اتوماسیون با نرم افزار حضور و غیاب پرسنل

شاید برایتان سوال باشد که بعد از فهمیدن این که نرم افزار اتوماسیون اداری چیست، ارتباط این سامانه با مدیریت روزمره منابع انسانی چیست؟ واقعیت این است که بخش مهمی از نامه ها و فرم های روزمره در شرکت ها، مستقیما به تردد پرسنل مربوط می شود؛ مثل فرم های مرخصی ساعتی، ماموریت های خارج از شرکت و اضافه کاری روزهای تعطیل.

اگر این فرم ها فقط داخل نرم افزار اتوماسیون تایید شوند اما به دستگاه حضور و غیاب و سیستم محاسبه حقوق وصل نباشند، حسابدار شرکت مجبور است آخر هر ماه ساعت ها وقت بگذارد، کاغذها یا پیام های کارتابل را با دستگاه حضور و غیاب تطبیق دهد و کارکرد دستی حساب کند. در چنین شرایطی عدم ارتباط این دو سیستم دوباره منجر به خطای انسانی در واریز حقوق آخر ماه می شود.

به همین دلیل، پیوند زدن فرم های اداری با سامانه های حضور و غیاب هوشمند، چرخ دنده های امور اداری و مالی را با هم هماهنگ می کند.

نتیجه گیری

در نهایت، تعریف واقعی این که نرم افزار اتوماسیون اداری چیست، خلاص شدن از کاغذبازی های فرسایشی و بخشیدن نظمی امروزی به ساختار شرکت است. مدیرانی که شفافیت، پاسخگویی به موقع به مشتریان و آرامش محیط کار برایشان اولویت دارد، دیر یا زود سراغ این ابزارها می روند.

زمانی که مکاتبات اداری مکانیزه می شوند، گام بعدی تکمیل این زنجیره با ثبت دقیق حضور و غیاب و محاسبه حقوق است تا هیچ حقی از پرسنل یا سازمان ضایع نشود.