وجود دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل یکی از ملزومات اصلی در هر کسب و کاری به شمار می رود. با بهره گیری از یک اتوماسیون ثبت تردد مناسب، به راحتی می توانید از ساعات کارکرد، تأخیر، غیبت ، مرخصی و اضافه کاری پرسنل خود مطلع شده و مدیریت بهتری بر روند ورود و خروج کارکنان خود داشته باشید. در حال حاضر انبوهی از دستگاه های ساعت زنی از برندهای مختلف در بازار وجود دارد. جالب است بدانید که اولین دستگاههای حضور و غیاب کارتی، سیستمهای پانچ بودند. کارایی این دستگاهها بدین ترتیب بود که فرد، کارتی را به دستگاه وارد میکرد و از این راه میتوانست تردد خود را ثبت و ضبط نماید. در این بخش با انواع دستگاه حضور و غیاب کارتی، اثرانگشتی و تشخیص چهره آشنا خواهیم شد. اگر دوست دارید یک سیستم حضور غیاب مناسب برای کسب و کار خود انتخاب کنید، تا انتها با ما همراه باشید.
1- دستگاه های حضور و غیاب کارتی
همانطور که می دانید یکی از راهکار های ساده در ثبت ورود و خروج پرسنل، استفاده از دستگاه ثبت ورود خروج است. در دستگاه ساعت زن اداری کارتی، به هر فرد یک کارت مجزا و مختص آن شخص داده می شود که تردد خود را با استفاده از کارت ثبت نمایند. کارت های موجود در بازار در انواع کارت های تماسی یا مغناطیسی و کارت های بدون تماس قابل ارائه است. همانطور که گفته شد یکی از جدیدترین انواع دستگاههای ثبت ورود و خروج کارتی، سیستمهای آر اف آی دی هستند. این تجهیزات، با استفاده از آنتنهای آر اف آی دی کار میکنند و تحولی بسیار نوین را در این سیستمها ایجاد نمودهاند. دستگاه کارتی، یکی از انواع دستگاه های حضور و غیاب است که هنوز هم طرفداران خاص خود را دارد. عملکرد بسیار ساده، سرعت شناسایی بالا و قیمت بسیار مناسب از جمله ویژگی های این فناوری است. دستگاههای قدیمی از کارتهای بارکدی و مغناطیسی جهت ثبت ورود و خروج استفاده می کردند که امکانات محدود و طول عمر پائینی داشتند.
در حال حاضر دستگاهای حضور غیاب کارتی از فناوری بدون تماس (RFID) استفاده می کنند. در این روش دیگر نیازی نیست که کارت خود را در دست گرفته و در شیار کارتخوان بکشید تا اطلاعات شما ثبت شود. حتی اگر کارت حضور و غیاب بدون تماس در کیف شما باشد و از محدوده شناسایی کارتخوان عبور کنید، اطلاعات کارت شما خوانده شده و تردد شما ثبت خواهد شد. بنابراین برای ثبت ورود یا خروج ، کافی است کارت حضور غیاب شما در محدوده نزدیک دستگاه کارتزنی قرار گیرد. علاوه بر ارزان بودن، هزینه نگهداری و تعمیرات دستگاه کارتی نیز بسیار پائین تر از سایر انواع دستگاه های حضور غیاب است.
مزایای دستگاه های ساعت زن کارتی
استفاده از سیستمهای ثبت و کنترل تردد کارتی، دارای چندین مزیت عمده است. از جمله این مزایا میتوان به سرعت عملکرد بالای این سیستمها اشاره کرد. همچنین این سیستمها دارای این قابلیت و امکان هستند که در مدتزمانی کوتاه بتوانند تردد تعداد بسیار بالای افراد را ثبت نمایند. همچنین برای خرید این سیستمها باید هزینه بسیار پایینتری را نسبت به دیگر انواع دستگاههای حضور و غیاب پرداخت نمایید. از طرف دیگر این دستگاههای ثبت تردد، هزینه تعمیر بسیار پایینی نیز دارند. امکان تغییر اطلاعات و یا هک کردن کارتها در سیستمهای حضور و غیاب کارتی، بسیار کم است.
دستگاه TM-631 یکی از جدیدترین و کامل ترین دستگاه های کنترل تردد می باشد. این دستگاه قابلیت ثبت تردد از طریق چهره، اثر انگشت، کارت و رمز عبور فراهم می کند. این دستگاه دارای ظرفیت های منحصر به فرد شامل ظرفیت ثبت ۵۰۰ چهره، ۱۰۰۰ اثر انگشت، ۱۰۰۰ کارت می باشد. همچنین دارای ظرفیت ذخیره ۸۰٫۰۰۰ تردد است. سنسور تشخیص چهره این دستگاه قادر به تشخیص چهره افراد با سرعت بالا در محیط های کم نور می باشد.
دستگاه AIFACE11F یکی از جدید ترین دستگاه های برند تایمی از سری AI هست که دارای چند روش ثبت تردد از جمله اثرانگشت، چهره و کارت است. دقت تشخیص چهره این دستگاه بسیار بالا و زیر 0/2 ثانیه است. از قابلیت های ویژه ی این دستگاه می توان به ثبت تردد پرسنل و میهمانان با استفاده از QR-CODE اشاره کرد. هم چنین دارای انواع روش های اتصال مثل اتصال USB ، شبکه و WIFI است.
2- دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی
دستگاه ثبت اثر انگشت، یکی از پرکاربردترین و محبوب ترین انواع دستگاه های ثبت تردد است. این سیستم از فناوری بیومتریک اثر انگشت جهت احراز هویت و ثبت تردد استفاده می کند. این دستگاهها از یک سنسور (حسگر) برای اسکن برآمدگی های سر انگشتان دست استفاده می کنند.
برای استفاده از این فناوری، ابتدا باید انگشت کاربران (کارکنان) بر روی دستگاه معرفی شود، که اصطلاحاً به آن ثبت نام (Enrollment) کاربر می گویند. یکی از مزیتهای رقابتی فناوری اثر انگشت نسبت به سایر راهکارهای بیومتریک این است که امکان معرفی 10 نمونه اثر انگشت برای هر کاربر بر روی سیستم وجود دارد. این قابلیت موجب می شود که در صورت بروز مشکل برای هر یک از انگشتان، از انگشت دیگری جهت ثبت تردد استفاده نمائید. این امکان در سایر روشهای بیومتریک وجود ندارد. بنابراین اگر از دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی استفاده می کنید، توصیه می شود که برای هر کاربرد، حداقل 2 انگشت ( 1 انگشت از هر دست) معرفی کنید. بعد از ثبت نام کاربران بر روی سیستم و در زمان های ورود و خروج، کارکنان انگشت خود را بر روی سنسور اثر انگشت می گذارند و انگشت آنها در کسری از ثانیه شناسایی می شود.
سه توصیه مهم در مورد دستگاه های اثر انگشتی :
- برای شناسایی بهتر اثر انگشت، توصیه می شود انگشت خود را به صورت کامل و با یک فشار متعادل بر روی حسگر قرار دهید.
- هیچگاه اثر انگشت خیس، چرب و کثیف را بر روی سنسور قرار ندهید. قبل از ثبت اثر انگشت دقت داشته باشید که انگشت شما چرب و روغنی نباشد.
- هر از چند گاهی، سنسور اثر انگشت را با یک پارچه نرم و تمیز ، پاکسازی کنید.
مزایای استفاده از دستگاه های انگشت زنی
بهره بردن از دستگاه های ثبت ورود و خروج به خودی خود، یک سرمایهگذاری بزرگ با کلی مواد مفید می باشد. که به نفع شرکت شما تمام میشود. چرا که مزایای بسیاری را برایتان به همراه می آورد. اگر به طور خلاصه بخواهیم تعدادی از این مزیتها را بگوییم:
- ساعات دقیق ورود و خروج را کنترل میکند.
- آمار دقیق اضافه کاری و کسر کار را کنترل میکند.
- دخالت افراد غیر مسئول را به حداقل میرساند.
- محاسبهی حقوق و دستمزد کارکنان را ساده میکند.
- آرشیو کاملی از ساعات ورود و خروج کارمندان را ارائه می کند.
معایب استفاده از دستگاه های انگشت زنی
البته بهره از این دستگاه عجیب و جذاب، به همراه خود معایبی نیز به همراه دارد. و بهتر است که شما با دانستن مزایا و معایب بتوانید با چشم هایی باز برای خرید تصمیم بگیرید. مواردی از جمله موارد زیر، جز معایب دستگاه انگشت زنی به حساب میآیند:
- انتقال آلودگی
- ناخوانایی اثر انگشت
- رطوبت یا خشکی هوا مشکلی در سر راه ثبت اثر انگشت
- انتقال بیماریهای پوستی
دستگاه TM-52 از پیشرفته ترین و جدیدترین تکنولوژی برای شناسایی اثر انگشت برخوردار می باشد. علاوه بر قابلیت اثر انگشت دارای قابلیت کارت خوان بدون تماس نیز است. شما می توانید از سنسور اثر انگشت یا ماژول کارت خوان و یا هر دوی آنها به صورت همزمان بهره ببرید. شایان ذکر می باشد سنسور ثبت اثر انگشت این دستگاه از جنس نوری، ضد تقلب و ضد خش می باشد. همچنین این دستگاه دارای محافظ سنسور نیز است. دقت سنسور دستگاه قابل تغییر می باشد و شما می توانید دقت آن را کمتر و یا بیشتر کنید.
3- دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره
فناوری تشخیص چهره هویت افراد را از روی مشخصات چهره شناسایی می کند. در حال حاضر این فناوری به صورت گسترده در انواع صنایع از جمله انواع سیستم های حضور و غیاب مورد استفاده قرار می گیرد. این تکنولوژی یکی از بهترین روشهای احراز هویت به شمار می رود. سیستم تشخیص چهره همچنین به علت عدم نیاز به تماس فیزیکی شخص با دستگاه، به عنوان یک انتخاب مناسب در زمان شیوع بیماریهای واگیردار پیشنهاد می گردد. به طور کلی تکنولوژی تشخیص چهره، فناوری احراز هویت را متحول می کند و یک تجربهی کاربری عالی و راحت برای کاربران فراهم می آورد. به همین علت بهره از سیستم تشخیص چهره در سازمانهایی با سطح امنیت بالا، بسیار مورد استقبال و پذیرش قرار گرفته است. در این سیستم نیاز به لمس دستگاه برای ثبت تردد نیست و کافی است چهره شما در مقابل دوربین تشخیص چهره قرار بگیرد. برای شروع استفاده از این سیستم، ابتدا باید کاربران (کارکنان) خود را در سیستم معرفی ( ثبت نام ) کنید. بعد از معرفی و در زمان های ورود و خروج، کارکنان در برابر دوربین دستگاه قرار می گیرند و سیستم با استفاده از مشخصات تعریف شده، چهره کاربران مختلف را شناسایی کرده و تردد آنها را ثبت می کند.
به طورکلی برای کنترل تردد با تشخیص چهره، از دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره بهره می گیرند، که با نام ریدر تشخیص چهره هم معروف است. ریدرهای شناسایی چهره انواع متفاوتی دارند. ممکن است با سایر روشهای احراز هویت مانند اثر انگشت، کارت یا پین کد به صورت ترکیبی ارائه گردند. در ادامه به یک مورد از دستگاه های کنترل تردد شرکت زمان پرداز اشاره میکنیم.
فناوری تشخیص چهره جدید پیشرفت بسیار زیادی نسبت به نسخه های قدیمی داشته است. الگوریتم های قدیمی شناسایی چهره به راحتی توسط چهره جعلی (عکس، فیلم، ماسک) فریب می خورند. اما سیستم های جدید توانایی تشخیص چهره زنده را از نمونه تقلبی دارند. در نظر داشته باشید که اکنون دستگاه های حضور غیاب چند عاملی هم وجود دارند و شما میتوانید دستگاهی را تهیه کنید که از همه این ویژگی ها استفاده کند.
دستگاه UFace 302 ، یکی از کامل ترین و بهترین دستگاه های کنترل تردد می باشد. این دستگاه مولتی بیومتریک بوده است و از قابلیت کنترل دسترسی برخوردار می باشد. دستگاه UFace 302 از قابلیت ثبت 3000 چهره ، 4000 اثر انگشت و 10000 کارت پشتیبانی می کند. این دستگاه مجهز به جدیدترین پلتفرم سخت افزاری و الگوریتم شرکت ZKTeco می باشد. که آپشن رابط کاربری جدید و کاربر پسندی را در اختیار مشتریان قرار می دهد. و همچنین تجربه کاربری روان را برای آنها به ارمغان می آورد.
دستگاه بیومتریک بهکارگرفته شده در این دستگاه از سطح امنیتی بالایی برخوردارند که دستگاه را بی نقص نموده اند. این دستگاه قابلیت توانایی ثبت 100000 رکورد تردد را دارا می باشد. سنسور تشخیص چهره این دستگاه، می تواند تشخیص چهره افراد با سرعت بالا در محیط های کم نور انجام دهد.
4- دستگاه حضور و غیاب الگوی کف دست
یکی از فناوری های نسبتاً جدید که در سیستم های ثبت تردد مورد استفاده قرار می گیرد، تکنولوژی اسکن کف است است که با استفاده از مشخصات منحصر به فرد کف دست ( خطوط هندسی و عروق خونی کف دست)، هویت افراد مختلف را شناسایی می کند. شما می توانید برای هر کاربر دو نمونه (دو کف دست) بر روی دستگاه ثبت تردد تعریف کنید. کاربران برای ثبت تردد باید کف دست خود را که از قبل بر روی سیستم تعریف شده، در نزدیکی اسکنر دستگاه نگه دارند. سیستم کف دست کاربران را اسکن کرده و با نمونه هایی که از قبل تعریف شده اند، مقایسه می کند و در صورت تطابق، تردد شخص ثبت می شود.
نرم افزار حضور و غیاب
تا اینجا با انواع دستگاه های حضور و غیاب آشنا شدیم و احتمالاً دستگاه مورد نظرتان را انتخاب کرده اید.
سوأل : آیا برای مدیریت ورود و خروج کارکنان و آگاهی از میزان ساعت کار آنها، وجود دستگاه به تنهایی کارایی لازم را دارد ؟ جواب : خیر !
هدف نهایی از خرید یک اتوماسیون ثبت تردد این است که در انتهای هر ماه، گزارش کاملی از ورود و خروج ها و میزان کارکرد پرسنل داشته باشید. اما دستگاه های ساعت زنی، به تنهایی نمی توانند این کار را انجام دهند. برای اینکه بتوانید گزارش کامل و صحیحی از کارکرد پرسنل داشته باشید، باید در کنار دستگاه از یک نرم افزار حضور و غیاب پرسنل نیز استفاده کنید. دستگاه فقط ورود و خروج کارکنان را ثبت می کند. اطلاعات ورود و خروج از دستگاه به نرم افزار انتقال یافته و در یک بانک اطلاعاتی ذخیره می شود. در نرم افزار حضور و غیاب شما می توانید ورود و خروج پرسنل را در بازه های زمانی مختلف مشاهده کنید، اصلاحات لازم (حذف ترددهای تکراری، ثبت ترددهای فراموش شده، ثبت مرخصی و ماموریت روزانه و …) را انجام دهید و در نهایت گزارشات مورد نیاز خود را تهیه کرده و از آن استفاده کنید.
دستگاه و نرم افزار دو بال یک اتوماسیون ثبت تردد هستند و هر یک به تنهایی کارایی لازم را نخواهد داشت. بنابراین اگر در بررسی انواع دستگاه ثبت تردد دقت می کنید، باید در انتخاب نرم افزار مناسب برای محاسبه حضور غیاب کارکنان نیز، دقت کافی را داشته باشید.
چرا مجموعه شما به اتوماسیون کنترل تردد نیاز دارد؟
یکی از مهم ترین سوالاتی که ممکن است با آن مواجه شوید، این است که چرا مجموعه شما به دستگاه حضور و غیاب و در کنار آن نرم افزار حضور و غیاب نیاز دارد. این دستگاه ها برای شرکت ها، مجموعه های اداری، کارخانه جات و… نقش دو یا چند کارمند را برای شما ایفا می کند. یکی از مهم ترین وظایف این دستگاه ها، ثبت تردد کارکنان و ارائه گزارش به روش های مختلف براساس داده هایی که شما نیاز دارید (کاری که در یک شرکت، باید توسط یک شخص انجام بگیرد.)
وظیفه دیگر این دستگاه ها، اطلاع رسانی به شما از میزان حضور کارمندان در شرکت، میزان غیبت آن ها و… است. همین موضوع به شما کمک می کند که از وضعیت کنونی کارمندان، اطلاع پیدا کردن از کارمندان وظیفه شناس و قابل اعتماد و… است. در کنار همه این موارد شما با خرید انواع دستگاه های کنترل تردد و همگام سازی آن با یکی از نرم افزارهای حضور و غیاب، می توانید داده های حقوق و دستمزد کارکنان را به آن اضافه و به صورت خودکار براساس میزان حضور آن ها، دستمزدشان را نیز محاسبه کنید. این یعنی دستگاه کنترل تردد، می تواند همانند یک حسابدار خبره نیز برای شما نقش آفرینی کند.
