در بسیاری از شرکت ها و کارخانجات، مدیریت مجموعه در راستای اهداف خود، قوانینی را وضع می کند. یکی از این قوانین، تعیین زمان ورود و خروج کارکنان مجموعه می باشد. ما در این بخش قصد داریم آموزش ساخت لیست حضور و غیاب پرسنل به شما شرح دهیم.
این قانون نیازمند یک واحد به منظور کنترل و ثبت تردد افراد می باشد و با گزارش گیری از ساعات کارکرد پرسنل خود، می تواند حقوق کارکنان را محاسبه کرده و با ایجاد شفافیت در محاسبات، پرسنل خود را خوشنود نماید. از طرف دیگر هزینه های شرکت کاهش می یابد.
البته در نظر داشته باشید که تکنولوژی روز برای ثبت تردد پرسنل و کارمندان دستگاه حضور و غیاب را به صاحبان کسب و کار و مدیران شرکت ها پیشنهاد می کند. این دستگاه همراه با نرم افزار حضور و غیاب خدمت بزرگی در مدیریت کارکنان به مدیران شرکت ها می کند و کیفیت روند مدیریتی مجموعه را نیز بهبود می بخشد. نرم افزار مرتبط با این دستگاه نه تنها دارای لیست حضور و غیاب پرسنل است، بلکه 100 ها امکانات مختلف دیگر در کنار این قابلیت، به شما کاربران ارائه می دهد.
اکنون اگر بودجه ای برای خرید این محصول کاربردی ندارید می توانید از مراحل ساخت لیست ورود و خروج پرسنل بهره مند شوید.
مراحل ساخت لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل
در این مقاله، آموزش ساخت لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل و وارد کردن اطلاعات تردد کارکنان در آن را خواهیم داشت. البته در نظر داشته باشید که شرکت زمان پرداز ارائه دهنده نرم افزار حضور غیاب مختلفی می باشد.
مرحله اول: جهت ساخت لیست حضور و غیاب در اکسل ابتدا یک فایل اکسل خالی با نام “اطلاعات حضور و غیاب” ایجاد نمایید.
مرحله دوم: در صورت چپ چین بودن اکسل، به سر برگ Page Layout بروید و روی گزینه Sheet Right-To-Left کلیک کنید. در صورت راست چین بودن فایل اکسل، نیازی به انجام این مرحله نیست.
مرحله سوم: در قسمت Sheets در پایین اکسل، 12 برگه ایجاد نموده و نام آن ها را بر اساس نام ماه های سال وارد نمایید.
مرحله چهارم: ردیف اول هر برگه لیست حضور و غیاب پرسنل را به این ترتیب نام گذاری کنید:
نام خانوادگی – روز های ماه به ترتیب از اول تا آخر – تعداد حضور – تعداد غیبت و… (بر اساس خواسته های مورد نیاز خودتان)
مرحله پنجم: برای موارد حضور و موارد غیبت در جدول ورود و خروج پرسنل، یک رنگ مشخص انتخاب کنید. به طور مثال اگر شخصی در یک روز کاری در محل کار خود حضور یافت، فیلد مربوط به آن روز را به رنگ سبز و در صورت غیبت فرد، فیلد مربوطه را به رنگ قرمز درآورید. با این کار راحت تر می توانید حضور و یا غیبت پرسنل را تشخیص دهید.
مرحله ششم: تعداد حضور ها و غیبت ها را در ستون های تعداد حضور و تعداد غیبت وارد نمایید.
مرحله هفتم: در صورت نیاز به وارد کردن ساعت ثبت تردد در لیست حضور و غیاب پرسنل، می توان برای هر فرد، دو و یا چند ردیف را در نظر گرفت، که در فیلد اول ساعت ورود و در فیلد دوم ساعت خروج و به همین شکل در فیلد های بعدی بقیه تردد ها را ثبت کرد.
این جدول ورود و خروج پرسنل در اکسل می تواند شامل موارد زیادی باشد. در نتیجه پیشنهاد می شود که قبل از آماده سازی این جدول، نیازهای خود را یادداشت کرده و براساس آن، جدول را آماده سازی کنید.
بهترین راهکار برای ساخت لیست حضور و غیاب پرسنل
آماده سازی لیست ورود و خروج پرسنل راهکار عالی به منظور ثبت تردد افراد می باشد. اما نکته ای که باید ذکر شود، شما باید یک فرد برای ثبت تردد تک تک کاربران استخدام کنید. در واقع می بایست تمامی حضور و غیاب ها به صورت دستی وارد شود و همچنین در پایان هر ماه، حقوق و دستمزد کارکنان به صورت دستی محاسبه شود که این امر احتمال ایجاد خطا را در بسیار بالا می برد.
پیشنهاد زمان پرداز به شما، خرید دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب زمان پرداز می باشد. این نرم افزار با رفع بسیاری از نیازمندی های یک شرکت همچون تکمیل لیست حضور و غیاب پرسنل شما را در مسیر مدیریت مجموعه کمک می کند.
به طور حتم پس از خرید نرم افزار حضور و غیاب زمان پرداز، بسیاری از مشکلات شما ناشی از کنترل کارکنان و محاسبه حقوق و دستمزد حل خواهد شد.
چرا نرم افزار حضور و غیاب برند زمان پرداز را تهیه کنیم؟
محاسبه دقیق حقوق بدون اشتباه
این نرم افزار ساعات ورود و خروج، اضافه کاری، مرخصی و تاخیر پرسنل را به صورت کاملا خودکار محاسبه می کند. بنابراین دیگر نیازی به حساب کتاب دستی نیست و هیچ خطایی در محاسبه حقوق و دستمزد ماهانه کارمندان رخ نخواهد داد.
تنظیم راحت و سریع شیفت های کاری
فرقی نمی کند ساعت کاری مجموعه شما ثابت، چرخشی، شب کاری یا شناور باشد؛ با چند کلیک ساده می توانید هر نوع شیفت کاری را در سیستم تعریف کنید تا برنامه تردد پرسنل مرتب و مشخص شود. هیچ کدام از مدل های لیست حضور و غیاب پرسنل توانایی ارائه اطلاعات اینچنینی نیست.
اتصال آسان به دستگاه های ورود و خروج
نرم افزار به شکل خودکار و آنی به دستگاه های اثر انگشت یا تشخیص چهره شرکت وصل می شود. به محض اینکه کارمندی تردد خود را با دستگاه حضور و غیاب ثبت کند، اطلاعات او در نرم افزار ذخیره می گردد.
گزارش های شفاف و آسان برای مدیران
مدیران می توانند در هر لحظه وضعیت حضور، غیبت یا تاخیر نیروها را به صورت نمودارها و لیست های واضح ببینند و این گزارش ها را به راحتی در قالب فایل اکسل یا پی دی اف دریافت کنند.
صرفه جویی عالی در وقت و هزینه های شرکت
دیگر نیازی به پر کردن فرم های کاغذی برای مرخصی و ماموریت نیست. ثبت درخواست ها و تایید آن ها اینترنتی انجام می شود که هم در مصرف کاغذ صرفه جویی می کند و هم کار مسئولان اداری را خلوت تر می سازد.
