از قرن 18 میلادی که انقلاب صنعتی در اروپا و آمریکا شکل گرفت، استفاده از نیرویی کار در مشاغل مختلف متداول شد. پرداخت دستمزد نیروی انسانی به کار گرفته شده، مستلزم آگاهی از میزان ساعات کار پرسنل بود. از این رو ثبت و جمع‌آوری اطلاعات ، حضور غیاب پرسنل و محاسبه کارکرد آنها، همواره یکی از دغدغه‌‌های صاحبان صنایع و کارخانجات بوده است. در این پست به جایگاه و اهمیت دستگاه های حضور غیاب در سیستم اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت. با زمان پرداز همراه باشید.
چرا دستگاه حضور و غیاب بخریم ؟
نصب و استقرار اتوماسیون ثبت تردد در هر شرکت، مستلزم تقبل و صرفه هزینه‌های مالی مرتبط (خرید، نصب، نگهداری، تعمیرات) با آن است. علاوه بر هزینه‌های مرتبط با سیستم حضور و غیاب، یک کامپیوتر مجزا نیز باید برای اینکار در نظر گرفته شود. حال سوأل پیش می‌آید که صرف هزینه برای خرید و نصب اتوماسیون ثبت تردد، چه مزایایی را در بر دارد؟ آیا نمی‌شود ورود و خروج پرسنل خود را در یک دفتر و یا در یک فایل اکسل ثبت کنیم ؟
اولین روشی که برای جمع‌آوری اطلاعات حضور و غیاب پرسنل مورد استفاده قرار گرفت، ثبت دستی ترددها در دفاتر بود. متأسفانه در حال حاضر تعداد محدودی از کارفرمایان هنوز از این روش سنتی استفاده می‌کنند. ثبت دستی ترددها، شاید در ظاهر روشی بسیار ساده و ارزان به نظر برسد. اما معایب و مشکلات بسیاری را در پی دارد. نوشتن ترددها در دفاتر وقت بسیاری را از شما می‌گیرد و اگر تعداد کارکنان‌تان زیاد باشد، باید یک نفر را به صورت تمام وقت به این کار اختصاص دهید.
مهمترین عیب ثبت دستی، بروز اشتباهات و خطاهای انسانی است که موجب بروز خطا در پرداختها و در نهایت نارضایتی کارکنان خواهد شد.
مشکلات روش سنتی موجب شکل گیری ایده مکانیزه کردن ثبت ورود و خروج‌ها شد. در اوایل قرن بیستم، دستگاه‌های ثبت تردد مکانیزه ساده‌ای تولید شدند که به ساده‌ترین شکل، ساعت ورود و خروج را بر روی یک کارت مخصوص پانچ می‌کردند. نمونه‌های پیشرفته دستگا‌های پانچی هنوز هم وجود دارد و به صورت محدود مورد استفاده قرار می‌گیرد.
با ظهور تکنولوژی‌های جدید به خصوص پیشرفت علوم کامپیوتری، دستگاه‌های حضور و غیاب دیجیتال به شکل امروزی تولید شده و به بازار عرضه شد. این دستگاه‌ها انقلاب بزرگی در اتوماسیون ثبت ترددها به وجود آوردند.
اهمیت دستگاه ثبت تردد
همانطور که عنوان شد؛ اطلاعات تردد پرسنل ابتدا به ساده‌ترین شکل بر روی کاغذ ثبت می‌شد. این روش اشکالات بسیاری به همراه داشت. ثبت دستی ترددها بسیار وقت‌گیر بوده و اشتباهات ناخواسته زیادی در پی داشت. ثبت اشتباه ساعت ورود یا خروج، موجب محاسبه اشتباه ساعات کارکرد و عدم پرداخت صحیح حقوق و دستمزد می‌شد.
تقلب و سوء استفاده از این روش نیز به وفور اتفاق می‌افتاد. دستکاری ترددها (کم و زیاد کردن ساعات کاری) توسط هر دو طرف، نارضایتی طرفین (کارگر و کارفرما) را به همراه داشت. از همه مهم‌تر؛ با مخدوش شدن، پاره شدن و یا مفقود شدن برگه‌های حاوی اطلاعات ورود و خروج، همه سوابق کارکرد پرسنل از بین می‌رفت و دیگر سند قابل اطمینانی برای پرداخت حقوق وجود نداشت.
به کارگیری سیستم‌های حضور و غیاب تمامی این نواقص و کاستی‌ها را رفع کرد. استفاده از دستگاه حضور و غیاب مزایای بسیاری نسبت به روش ثبت سنتی دارد. ثبت دقیق زمان ورود و خروج، تسریع ثبت و جمع‌آوری اطلاعات کارکرد، ذخیره سازی دیجیتال اطلاعات، امنیت داده‌‌های حضور و غیاب، کاهش یا حذف سوء استفاده از سیستم، ارائه گزارشات متنوع و … از جمله مزایای به کارگیری دستگاه های حضور و غیاب است.
امروزه دیگر اهمیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب بر کسی پوشیده نیست. درحال حاضر انبوهی از دستگاه‌های حضور غیاب توسط شرکت‌های مختلف ارائه می‌شوند. اما نکته مهم این است که شما باید با توجه به سیاست‌ها و نیازهای کسب و کار خود، با انتخاب یک سیستم حضور و غیاب مناسب، گام بزرگی در افزایش بهره‌وری و راندمان کاری مجموعه تحت مدیریت خود بردارید.
مهمترین مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب
افزایش سرعت محاسبه ساعات کارکرد
حذف یا کاهش اشتباهات انسانی در فرآیند ثبت و محاسبه ( به دلیل خودکار شدن فرآیند حضور و غیاب)
نظارت و مدیریت دقیق‌تر بر عملکرد حضور غیاب پرسنل
پیش‌گیری از سوء استفاده‌‌های احتمالی برخی از کارکنان با دستگاه های حضور غیاب اثر انگشتی و تشخیص چهره)
ثبت و ذخیره سازی کلیه ترددها در بانک اطلاعاتی و امکان دسترسی به سوابق کارکرد ماه یا سال‌های گذشته در کمترین زمان ممکن
امکان تهیه خروجی آسان برای سیستم حقوق و دستمزد و محاسبه دقیق‌تر پرداختها
تهیه گزارشات متنوع و کاربردی و ارائه به مدیریت سازمان
مقالات مرتبط
دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی چگونه کار میکند؟
انواع دستگاه ها و نرم افزار های حضور غیاب زمان پرداز
