آموزش ساخت لیست حضور غیاب پرسنل در اکسل

اگر در محلی کار میکنید که پرسنلی در آنجا حضور دارند و توانایی مالی جهت خرید یک دستگاه حضور غیاب را ندارید ، یک راه حل ساده ” آموزش ساخت لیست حضور غیاب پرسنل در اکسل  ” می باشد. در بسیاری از شرکت ها و کارخانجات، مدیریت مجموعه در راستای اهداف خود، قوانینی را وضع می کند. یکی از این قوانین، تعیین زمان ورود و خروج برای کارکنان مجموعه می باشد.

این قانون نیازمند یک واحد به منظور کنترل و ثبت تردد افراد می باشد.و با گزارش گیری از ساعات کارکرد پرسنل خود می تواند حقوق کارکنان را محاسبه کرده و با ایجاد شفافیت در محاسبات ، پرسنل خود را خشنود نماید. از طرف دیگر هزینه های شرکت کاهش می یابد. امروزه، این واحد تشکیل شده از یک دستگاه حضور و غیاب می باشد. این دستگاه با ثبت ورود و خروج کارکنان، نظم بیشتری به مجموعه داده و باعث مشخص شدن ساعات حضور پرسنل ، محاسبه زمان های مرخصی و ماموریت و در نهایت محاسبه حقوق آنها می شود.در واقع دستگاه حضور غیاب به همراه نرم افزار حضور غیاب باعث محسابات دقیق تر به دلیل خارج کردن اشتباهات انسانی از گزارش ها و محاسبه دقیق تردد ها از دستگاه حضور غیاب می باشد.

در این مقاله،  آموزش ساخت لیست حضور غیاب پرسنل در اکسل  و وارد کردن اطلاعات تردد کارکنان در آن را خواهیم داشت. البته در نظر داشته باشید که شرکت زمان پرداز ارائه دهنده نرم افزار های حضور غیاب مختلفی می باشد. شما میتوانید در پایین این صفحه محصولات نرم افزاری زمان پرداز را مشاهده نمایید.

گام اول

ابتدا یک فایل اکسل خالی با نام “اطلاعات حضور و غیاب” ایجاد نمایید.

گام دوم

در صورت چپ چین بودن اکسل، به سر برگ Page Layout بروید و روی گزینه Sheet Right-To-Left کلیک کنید. در صورت راست چین بودن فایل اکسل، نیازی به انجام این مرحله نیست.

گام سوم

در قسمت Sheets در پایین اکسل، 12 برگه ایجاد نموده و نام آن ها را بر اساس نام ماه های سال وارد نمایید.

گام چهارم

ردیف اول هر برگه را به این ترتیب نام گذاری کنید: نام خانوادگی – روز های ماه به ترتیب از اول تا آخر – تعداد حضور – تعداد غیبت و غیره(بر اساس خواسته های مورد نیاز خودتان)

گام پنجم

برای موارد حضور و موارد غیبت، یک رنگ مشخص انتخاب کنید. به طور مثال اگر شخصی در یک روز کاری در محل کار خود حضور یافت، فیلد مربوط به آن روز را به رنگ سبز و در صورت غیبت فرد، فیلد مربوطه را به رنگ قرمز درآورید. با این کار راحت تر می توانید حضور و یا غیبت پرسنل را تشخیص دهید.

گام ششم

تعداد حضور ها و غیبت ها را در ستون های تعداد حضور و تعداد غیبت وارد نمایید.

گام هفتم (پیشنهادی)

در صورت نیاز به وارد کردن ساعت ثبت تردد، می توان برای هر فرد، دو و یا چند ردیف را در نظر گرفت، که در فیلد اول ساعت ورود و در فیلد دوم ساعت خروج و به همین شکل در فیلد های بعدی بقیه تردد ها را ثبت کرد.

نکات پایانی

این روش، راهی عالی برای ساخت یک فایل اکسل به منظور ثبت تردد افراد می باشد. اما نکته ای که باید ذکر شود، کارایی بسیار پایین آن می باشد. در واقع می بایست تمامی حضور و غیاب ها به صورت دستی وارد شود و همچنین در پایان هر ماه، حقوق و دستمزد کارکنان به صورت دستی محاسبه شود که این امر احتمال ایجاد خطا را در بسیار بالا می برد.

پیشنهاد زمان پرداز به شما، نرم افزار حضور و غیاب زمان پرداز می باشد. این نرم افزار با ارائه بسیاری از نیازمندی های یک شرکت، به یک نرم افزار کامل و سطح بالا تبدیل شده است. به طور حتم پس از خرید نرم افزار حضور و غیاب زمان پرداز، بسیاری از مشکلات شما ناشی از کنترل کارکنان و محاسبه حقوق و دستمزد را حل خواهد شد.