پرداخت صحیح و به موقع حقوق و دستمزد، نقش اساسی در انگیزش و افزایش رضایتمندی کارکنان دارد. از طرف دیگر هزینههای مربوط به پرداخت‌ها، بخش قابل توجهی از هزینههای هر کسب و کاری را در بر می‌گیرد. استفاده از یک سیستم حقوق و دستمزد، روند محاسبه و پرداخت به کارکنان را تسریع و تسهیل می‌کند.
سیستم حقوق و دستمزد چیست و چه مزایایی دارد ؟
سیستم حقوق و دستمزد، نرم‌افزاری است که محاسبه حقوق و نحوه پرداخت‌ها و کسورات به کارکنان را مدیریت می‌کند.
محاسبه دستی حقوق پرسنل مانند هر محاسبه سنتی دیگر، دارای اشکالات بسیاری است. اما استفاده از یک سیستم حقوق و دستمزد، تمام محاسبات را خودکار کرده و خطاها و اشتباهات انسانی را حذف می‌کند.
نرم افزار حقوق و دستمزد مناسب، اطلاعات کارکرد پرسنل را از دستگاه یا نرم افزار حضور و غیاب دریافت کرده و با اعمال مزایا و کسورات قانونی به آن، رقم قابل پرداخت به هریک از کارکنان را تعیین می‌کند.
در این سیستم شما می‌توانید انواع استخدام، احکام، جداول مالیاتی، فرمول‌ها و الگوهای محاسبه حقوق، نحوه محاسبه اضافه‌کاری، انواع وام ، بیمه‌های تکمیلی، مزایای پرداختی، کسورات و سایر موارد مربوطه را مشخص کنید.
در ضمن اگر اطلاعات حقوقی شرکت (نام کارگاه، کارفرما، حوزه‌‌های بیمه و مالیات و …) را وارد کنید، در انتهای ماه می‌توانید اطلاعات مرتبط با بیمه و مالیات پرسنل را استخراج کرده و در اختیار سازمان‌های ذیربط قرار دهید.
به علت انجام محاسبات به صورت مکانیزه و کامپیوتری در این سیستم، صرفه جویی چشمگیری در وقت صورت می‌گیرد. در این روش اشتباهات و خطای انسانی به شدت کاهش می‌یابد و یا حذف می‌شود، به همین دلیل لیست حقوق و دستمزدی که ارائه می‌دهد قابل اطمینان‌تر است.
اطلاعات حقوق و مزایای پرداختی در بانک اطلاعاتی نرم‌افزار ذخیره می‌شود. بنابراین خیالتان از بابت امنیت اطلاعات راحت است. این داده‌ها در معرض دید افراد غیر مجاز نیست. هر زمان که شما بخواهید می‌توانید این اطلاعات را در سیستم حقوق و دستمزد مشاهده نمائید و یا گزارشات مورد نظر خود را تهیه و به صورت فایل یا پرینت در اختیار مدیریت قرار دهید.
امکان تهیه لیست مرتبط با بیمه و اداره مالیات توسط سیستم حقوق و دستمزد وجود دارد و دیگر نیازی نیست به صورت دستی آن را تهیه کنید.
مهم‌ترین مزیت به کارگیری سیستم نرم‌افزاری پرداخت حقوق، کاهش نارضایتی کارکنان از اشتباهات و پرداخت‌های نادرست حقوق به صورت دستی است.
خرید نرم افزار حضور غیاب و حقوق و دستمزد زمان پرداز
اصطلاحات و مفاهیم کاربردی
کارفرما : شخصی حقیقی یا حقوقی که کارگر (بیمه شده) به درخواست او کار می‌کند.
کارگر یا بیمه شده : شخصی حقیقی است که با هر عنوان (کارگر، کارمند، تکنسین، کارشناس و …) به درخواست کارفرما و در ازاء دریافت حقوق کار می‌کند. این شخص مطابق با قانون باید از اولین روز کاری تحت پوشش بیمه تأمین اجتماعی درآید.
کارگاه : محل اشتغال کارکنان مشمول قانون کار
ساعت کار : مدت زمانی که کارکنان نیرو یا وقت خود را به منظور انجام کار در کارگاه یا هر مکانی که کارفرما درخواست کند، صرف می‌کنند.
مزد : عبارت است از وجوه نقد یا غیر نقد و یا مجموع آنها که در قبال انجام کار به پرسنل پرداخت می‌شود.
مزد ساعتی : برابر است با مزد مرتبط با میزان ساعات کار انجام شده
حقوق یا مزد مبنا : مبلغ ثابتی است که در قبال انجام یک ساعت کار معین محاسبه شده و به صورت ساعتی، روزانه، هفتگی و ماهانه قابل پرداخت است. حقوق مبنا یا پایه معمولاً به صورت ماهانه محاسبه و پرداخت می‌شود.
مزایا : قانون گذار علاوه برحقوق مبنا، مزایایی را به صورت نقد یا غیر نقد برای کارکنان مشمول قانون کار در نظر گرفته است این مزایا به صورت مستمر و غیر مستمر به پرسنل پرداخت می‌شود.
مزایای مستمر: شامل وجوه نقد یا موارد غیر نقدی است که در کنار حقوق مبنا به صورت ماهانه به کارکنان پرداخت می شود. مهم‌ترین مزایای مستمر عبارتند از : حق عائله‌مندی، کمک هزینه مسکن، بن خوار و بار، حق جذب، نوبت کاری، حق کشیک و … .
مزایایی غیرمستمر : این مزایا هر چند وقت یکبار به کارکنان مشمول پرداخت می‌شود و روال پرداخت ثابتی ندارد. مهم‌ترین مزایای غیر مستمر عبارتند از : اضافه‌کاری، فوق‌العاده مأموریت، عیدی، پاداش بهره‌وری، لباس کارکنان یا مبلغ مرتبط با آن، بازخرید ایام مرخصی و … .
کسورات : وجهی است که قبل از پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان از مبلغ حقوق کسر می‌شود . کسورات شامل کسورات قانونی (سهم بیمه و مالیات حقوق) و کسورات توافقی (مساعده، وام و …) است.
مساعده : در صورت نیاز کارکنان، قبل از پرداخت حقوق مبلغی به عنوان مساعده به آنها پرداخت می‌گردد. این مبلغ در زمان پرداخت حقوق و دستمزد از مبلغ پرداختی کسر می‌شود.
حق بیمه : کارفرما موظف است تمام کارکنان را در بدو استخدام بیمه کند. برای بهره‌مندی از مزایای بیمه تأمین اجتماعی، مبلغی به صورت ماهانه از حقوق کارکنان کسر می‌شود و به حساب سازمان تأمین اجتماعی واریز می‌گردد.
حق بیمه کارکنان برابر با 30 درصد حقوق و دستمزد ناخالص قبل از برداشت کسورات است. این 30 درصد شامل 7 درصد سهم کارگر و 23 درصد سهم کارفرما است.
توجه : 3 درصد از سهم کارفرما مربوط به بیمه بیکاری کارکنان است.
بیمه بیکاری : یکی از حمایت‌های سازمان تأمین اجتماعی در قبال کارکنانی است که مطابق با مقررات این قانون بیکار شده‌اند. سازمان تأمین اجتماعی با دریافت 3 درصد حقوق و دستمزد ناخالص پرسنل از کارفرما، به بیمه‌شدگانی که به صورت غیر ارادی کار خود را از دست داده‌اند، مقرری بیمه بیکاری پرداخت می‌نماید.
مالیات برحقوق : مبلغی است که از میزان مازاد بر معافیت حقوق کارکنان کسر شده و به حساب اراده امور مالیات واریز می‌گردد.
“قوانین کار”در وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی
حقوق و دستمزد کارکنان چگونه محاسبه می‌شود ؟
سیستم حقوق و دستمزد اطلاعات کارکرد را از سیستم حضور و غیاب دریافت می‌کند و با اعمال مزایا و کسورات، مبلغ نهایی پرداختی به کارکنان را محاسبه کرده و طی یک فیش حقوقی در اختیار شما قرار می‌دهد.
در ادامه نکات مهم در نحوه محاسبه حقوق و دستمزد را بررسی می‌کنیم :
- حقوق پایه کارکنان مشمول قانون کار، هر ساله از طرف شوای عالی کار و بر مبنای 30 روزه اعلام می‌شود. کارفرمایان موظفند بر حسب تعداد روزهای کارکرد در هر ماه حقوق را پرداخت کنند. به طور مثال برای ماههای 31 روزه، مبلغ اعلام شده از طرف شورای عالی کار تقسیم بر 30 شده و در 31 روز ضرب می‌شود.
- قانون گذار ساعت کار را به میزان 44 ساعت در هفته تعیین کرده است. (ساعات کار هفتگی برای مشاغل سخت، 36 ساعت در هفته است.) در ضمن روز جمعه هر هفته به عنوان روز استراحت است که مشمول دریافت حقوق نیز می شود.
توجه : توزیع ساعات کار در طی روزهای هفته به توافق طرفین (کارفرما و کارگر) بستگی دارد و فرمول بالا برای محاسبه در سیستم حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ساعات کاری روزانه و ماهانه به این صورت محاسبه می‌شود :
44 ساعت کار هفتگی / 6 روز کاری = 7.33 ( هفت ساعت و بیست دقیقه ) کار روزانه
7.33 ساعت کار روزانه x 30 روز کاری = 220 ساعت کار ماهانه
- طبق قانون کار، مزایای زیر نیز باید در کنار حقوق پایه به کارکنان مشمول پرداخت گردد :
کمک هزینه مسکن ، بن خوار و بار ، حق اولاد (عائله‌مندی)، بازخرید مرخصی، بازخرید سنوات، عیدی
- نحوه محاسبه حقوق
مزد یک ساعت کار = حقوق روزانه / 7.33 ساعت
مزد یک ساعت اضافه کاری = مزد یک ساعت کار x 1.4
مزد پایه (مبنا) = حقوق روزانه x تعداد روزهای کارکرد
حقوق و دستمزد = مزد پایه + مبلغ اضافه کاری + عائله مندی + حق مسکن + خوار و بار + سایر مزایا
مبلغ پرداختی به پرسنل = حقوق و دستمزد – کسورات (مساعده، وام، بیمه سهم کارگر، مالیات بر حقوق)
- طبق قانون به هر کارگر مشمول قانون کار به ازاء یک سال، معادل یک ماه حقوق به عنوان مزایای پایان کار (تسویه سنوات)، بر اساس آخرین حقوق پرداخت می‌گردد.
- میزان عیدی آخر سال برابر با دو برابر حقوق پایه شخص در آن سال است، به شرطی که از سه برابر حداقل حقوق همان سال بیشتر نشود.