با وجود فناوری‌های پیشرفته در زمینه اتوماسیون ثبت تردد در عصر حاضر، کنترل ورود و خروج پرسنل به صورت دستی و سنتی، امری منطقی و معقول نیست. اگر هم کسی ریسک این کار را بپذیرد، قطعاً با مشکلات بسیاری روبرو خواهد بود. دستگاه حضور و غیاب یکی از راهکارهای ثبت و جمع‌آوری اطلاعات حضور غیاب کارکنان است. امروزه انبوهی از دستگاه های ساعت زنی، در بازار مشاهده می‌شود .
سؤال : آیا در همه اصناف و مشاغل می‌توان از یک نوع سیستم حضور و غیاب استفاده کرد؟
بله ! شما می‌توانید دستگاهی که در یک شرکت اداری به کار می‌رود، در یک کارگاه ساختمانی نیز استفاده کنید. اما شاید کارایی لازم را در شغل دوم نداشته باشد.
بنابراین بهتر است برای هر صنفی، با توجه به نیازها و شرایط کاری آن کسب و کار، یک سیستم مناسب انتخاب کنید. در این پست به بررسی معیارهای انتخاب سیستم حضور غیاب مناسب برای هر شغل خواهیم پرداخت و نمونه‌هایی از دستگاه های حضور و غیاب مناسب آن صنف را نیز به شما معرفی خواهیم کرد.
نکات مهم در انتخاب دستگاه حضور وغیاب در اصناف مختلف
روش ثبت تردد
راهکارهای مختلفی برای ثبت تردد بر روی دستگاه حضور غیاب وجود دارد. کارت، رمز (کد)، اثر انگشت، تشخیص چهره، الگوی کف دست، عنبیه و QRCode، متداول‌ترین روش‌های شناسایی بر روی دستگاه‌های ساعت زنی هستند.
در یک کسب و کار کوچک استفاده از روش رمز و کارت شاید قابل مدیریت باشد. اما در تعداد زیاد پرسنل، استفاده از این روش‌ها، چندان منطقی به نظر نمی‌رسد و کنترل و مدیریت آن کار آسانی نیست. در تعداد زیاد پرسنل استفاده از روش‌های دقیق و امن بیومتریک (اثر انگشت، چهره و …) توصیه می‌شود.
در محیط‌های اداری و کارمندی، دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی جوابگوی ثبت و جمع‌آوری اطلاعات خواهد بود. اما در کارخانجات و صنایعی که کار فیزیکی با دست انجام می‌شود، احتمال دارد تعدادی از پرسنل، اثر انگشت مناسبی برای ثبت تردد نداشته باشند. در این مورد بنا بر شرایط شرکت (تعداد پرسنل و نظر مدیریت) می‌توان از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، کف دست، کارتی و QRCode استفاده نمود.
در آزمایشگاه‌ها و مشاغلی که با مواد شیمیائی و شوینده‌ها و … سر و کار دارند، نیز وضعیت به همین منوال است و ممکن است اثر انگشت کارایی لازم جهت ثبت تردد نداشته باشد.
به علت اهمیت رعایت بهداشت در مراکز بهداشتی، توصیه می‌شود در بیمارستان‌ها و مراکز درمانی از روش‌های احراز هویت بدون تماس مانند دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره و اسکن کف دست استفاده شود. در این صورت امکان گسترش بیماری‌های ناقل مانند Covid-19 از طریق تماس فیزیکی با دستگاه به حداقل می‌رسد.
در مراکز آموزشی به خصوص در دبستان‌ها، باید از روش‌هایی استفاده نمود که عملکرد آن بسیار ساده باشد. به طور مثال دستگاه حضور و غیاب کارتی و اثر انگشتی، گزینه مناسبی برای حضور و غیاب مدارس می‌باشد.
امروزه استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سالنهای ورزشی و باشگاه‌ها، بسیار رایج است. البته دستگاه حضور و غیاب باشگاهی، بیشتر کاربرد کنترل تردد (کنترل دسترسی) دارد. تجهیزات RFID از جمله کارت، تگ و مچ‌بند RFID در باشگاه‌ها زیاد استفاده می‌شود. از این رو دستگاه حضور و غیاب کارتی که از تکنولوژی بدون تماس (RFID) استفاده می‌کند می‌تواند گزینه مناسب و مقرون به صرفه‌ای برای اماکن ورزشی باشد. در کنار کارت، از اثر انگشت و تشخیص چهره نیز برای شناسایی و ثبت تردد در سالنهای ورزشی استفاده می‌شود.
ظرفیت حافظه و سرعت پردازش
سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ معمولاً تعداد پرسنل زیادی دارند، بنابراین باید دستگاهی انتخاب کنید که ظرفیت کافی برای معرفی پرسنل و همچنین ثبت و ذخیره‌سازی ترددها داشته باشد. همچنین سرعت پردازش نیز نکته مهمی است که باید به آن توجه نمائید. چرا که سرعت شناسایی و ثبت تردد، تا حد زیادی به سرعت پردازش (پردازشگر) دستگاه حضور و غیاب بستگی دارد.
اما در شرکت‌های خصوصی کوچک که تعداد پرسنل کم است و گاهی به تعدادانگشتان دست هم نمی‌رسد. نیازی به ظرفیت حافظه بزرگ و پردازش خیلی سریع نیست.
مثال: از دستگاهی که ظرفیت تعریف 500 کاربر (LX14) را دارد، نمی‌توانید برای یک شرکت 1000 نفری استفاده کنید. مگر اینکه حداقل دو دستگاه با ظرفیت 500 کاربر خریداری نمائید. در ضمن اگر بخواهید از یک دستگاه حضور و غیاب با ظرفیت ذخیره سازی 30.000 تردد برای 1000 نفر پرسنل استفاده کنید، به فرض اینکه هر شخص در هر روز حداقل دو تردد (ورود و خروج) ثبت کند، در این صورت روزانه حداقل 2000 تردد بر روی دستگاه ثبت می شود و حافظه دستگاه در عرض 15 روز پر می‌شود.
بنابراین با توجه به این نکته باید دستگاه با ظرفیت حافظه بیشتر خریداری کنید و یا در فواصل زمانی کوتاه، اطلاعات دستگاه حضور و غیاب را تخلیه کنید.
محل نصب
مکان نصب و استقرار دستگاه ثبت تردد، بر عملکرد آن تأثیر دارد. تابش نور خورشید یا نور‌های محیطی شدید، بر عملکرد اسکنر اثر انگشت و دوربین تشخیص چهره اثر می‌گذارد. بنابراین اگر دستگاه اثر انگشتی یا تشخیص چهره را (در هر صنفی) در فضای آزاد (Outdoor) نصب کنید، احتمال دارد عملکرد شناسایی اثر انگشت یا چهره با مشکل مواجه شود. بنابراین در مشاغلی که ماهیت آن‌ها ایجاب می‌کند، ثبت تردد در فضای باز صورت گیرد، باید از دستگاه‌های ثبت تردد با فناوری پیشرفته استفاده کنید که ، در برابر عوامل محیطی مانند میزان روشنایی محیط و تابش مستقیم نور عملکرد بهتری دارند. در این مشاغل می‌توان از کارت، رمز و QR Code نیز استفاده نمود. اما باید نظارت بیشتری بر آن داشته باشید تا مورد سوء استفاده قرار نگیرد.
نکته مهم دیگر درباره نصب دستگاه ساعت زنی در محیط باز، تأثیر عوامل محیطی مانند برف، باد، باران، گرد و غبار و رعد و برق، دما و رطوبت بر عملکرد دستگاه است. شرکت‌هایی که از دستگاه حضور و غیاب در فضای آزاد استفاده می‌کنند، باید دستگاه حضور و غیاب مقاوم در برابر شرایط محیطی انتخاب کنند. استاندارد IP (مقاومت در برابر نفوذ رطوبت و گرد و غبار) ، استاندار IK ( مقاومت در برابر ضربه) ، داشتن عملکرد مناسب در دمای بسیار سرد و گرم و رطوبت بالا، از جمله امکاناتی است که در این موارد باید به آن توجه داشت.
در محیط‌های سربسته و داخلی (Indoor)، عوامل محیطی تأثیر بسیار کمتری بر عملکرد دستگاه ثبت تردد دارند. چرا که با وجود سقف، درب و پنجره و امکاناتی مانند وسایل گرمایشی و سرمایشی، محیط مناسبی برای عملکرد دستگاه فراهم می‌شود و نیازی به استاندارد IP و IK و مقاومت در برابر رطوبت و دمای کم و زیاد نیست.
پورت ارتباطی
اطلاعات دستگاه ثبت تردد از طریق پورت به نرم افزار حضور غیاب انتقال می‌یابد. پورت‌های شبکه سیمی (Tcp/IP)، شبکه بی‌سیم (Wifi)، Usb، Rs232 و Rs485 رایج‌ترین روش‌های ارتباطی بین دستگاه و کامپیوتر (نرم‌افزار) هستند.
پورت Usb، یک درگاه بسیار کاربردی و مؤثر است که در هر شرایطی و در هر شغلی به کار می‌‌‌آید. چرا که با استفاده از یک حافظه فلش و به سادگی می‌توان اطلاعات دستگاه حضور غیاب را خوانده و به کامپیوتر منتقل نمود.
در سازمان‌های بزرگ و شرکت‌هایی که می‌خواهند به صورت آنلاین (در لحظه) و یا از فاصله دور اطلاعات حضور و غیاب را از دستگاه ثبت تردد فراخوانی کنند، از پورت شبکه سیمی استفاده می‌شود. البته به شرطی که بستر شبکه در آن سازمان یا شرکت فراهم باشد.
در نقاطی که امکان سیم کشی فراهم نیست و از پورت Usb هم نمی‌خواهند استفاده کنند، پورت شبکه بی‌سیم (Wifi) می‌تواند راهگشا باشد. البته این پورت در اکثر دستگاه‌های حضور غیاب وجود ندارد و در صورت نیاز باید به صورت آپشنال نصب شود.
پورت سریال که از دو استاندارد Rs232 و Rs485 استفاده می‌کند، یک راهکار قدیمی است که برای تبادل اطلاعات از طریق سیم‌کشی در فواصل کوتاه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در حال حاضر با وجود پورت شبکه و Usb، کمتر از این روش استفاده می‌شود.
قابلیت کنترل تردد
در اماکنی مانند باشگاه‌های ورزشی، پارکینگ ادارات و شرکت‌ها و بسیاری از موارد دیگر، علاوه بر ثبت ترددها، بحث محدودیت دسترسی افراد غیر مجاز به محوطه باشگاه یا شرکت نیز بسیار مهم است. در این موارد می‌توان از دستگاه های حضور و غیابی استفاده کنید که قابلیت کنترل تردد یا کنترل دسترسی (Access Control) نیز دارند. با خرید دستگاه ساعت زنی که قابلیت اکسس کنترل نیز داشته باشد، در واقع شما دو دستگاه خریده‌اید : دستگاه حضور و غیاب و دستگاه کنترل دسترسی.
دستگاه‌های حضور و غیاب مناسب اصناف مختلف
دستگاه حضور و غیاب مناسب شرکت‌های بزرگ
سازمان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ که تعداد پرسنل زیادی دارند، به دستگاه‌های ثبت تردد با حافظه بزرگ و سرعت پردازش سریع نیاز دارند. همچنین به احتمال زیاد به چند دستگاه حضور و غیاب برای جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات ورود و خروج کارکنان نیاز خواهید داشت. توصیه می‌شود به ازاء هر 200 نفر یک دستگاه ساعت‌زنی در نظر بگیرید.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، گزینه مناسبی برای محیط‌های اداری و کارمندی است. اگر چه از تمامی روش‌هایش شناسایی می‌توان استفاده کرد. در سازمان‌های بزرگ، معمولاً تردد دستگاه حضور غیاب به صورت لحظه‌ای و یا در فواصل زمانی بسیار کوتاه (روزانه) فراخوانی می‌شوند. بنابراین باید از دستگاه دارای پورت شبکه استفاده شود. اگر چه داشتن پورت Usb نیز می‌تواند در برخی موارد مانند قطعی شبکه و مشکلات دیگر راهگشا باشد.
دستگاه‌های حضور غیاب چند عاملی که از چند روش برای شناسایی استفاده می‌کنند ( به طور مثال کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره یا کف دست)، گزینه مناسبی برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ هستند.
دستگاه حضور و غیاب برای شرکت‌های کوچک
کسب و کارهای خصوصی معمولاً تعداد پرسنل محدودی دارند. حتی در برخی از شرکت‌ها، تعداد پرسنل شرکت انگشت شمار است. این شرکت‌ها نیز معمولاً محیط کارمندی دارند و می‌توانند از تمامی راهکارها جهت ثبت تردد استفاده کنند. به دلیل محیط کار کوچک، مدیریت ورود و خروجها آسان است و یک دستگاه حضور و غیاب کارتی یا اثر انگشتی و یا کارتی/اثر انگشتی می‌تواند گزینه مناسب و مقرون به صرفه‌ای باشد.
با داشتن پورت Usb بر روی دستگاه، می‌توانید به راحتی اطلاعات دستگاه را فراخوانی کنید.
در ضمن نیازی به داشتن حافظه بزرگ و پردازش خیلی سریع نیست و دستگاه‌های رده متوسط و ارزان قیمت می‌تواند به خوبی از عهده ثبت ورود و خروجها برآید.
دستگاه حضور و غیاب ZKTeco LX15
دستگاه حضور و غیاب مناسب کارگاه‌های تولیدی
کارخانه‌ها و کارگاه‌های تولیدی، بیشتر محیط کارگری هستند. به دلیل کار فیزیکی، ممکن است کارگران اثر انگشت مناسبی نداشته باشند. بنابراین کارت یا تشخیص چهره می‌تواند گزینه مناسبی برای این افراد باشد. در تعداد زیاد پرسنل کارت گزینه مناسبی نیست و باید از تشخیص چهره استفاده نمود.
کارخانجات و صنایع بزرگ به دستگاه‌های حضور و غیاب با پردازش سریع و حافظه بزرگ نیاز دارند. اما در یک کارگاه تولید کوچک، یک دستگاه با مشخصات متوسط نیز کار شما را راه می‌اندازد.
دستگاه حضور و غیاب بیمارستانی
مهم‌ترین فاکتور در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب مراکز بهداشتی مانند بیمارستان و درمانگا‌‌ه، رعایت بهداشت است. از این رو دستگاه‌های حضور و غیاب بدون تماس مانند تشخیص چهره، عنبیه و کف دست گزینه مناسبی برای این مشاغل هستند.
تعداد پرسنل شاغل در بیمارستان زیاد است و باید دستگاهی برای آن انتخاب شود که مشخصات سخت‌افزاری (حافظه، پردازنده، ماژول شناسایی، پورت و …) مناسبی داشته باشد.
دستگاه حضور و غیاب مدارس
ساده بودن روش ثبت تردد، نکته بسیار مهمی است که به خصوص در مدارس پایه ابتدایی، باید مورد توجه قرار گیرد. از این رو یک دستگاه حضور و غیاب کارتی، عملکرد مناسبی برای مدارس دارد. اگرچه می‌توان از اثر انگشت و تشخیص چهره نیز استفاده نمود.
نکته بسیار مهم در سیستم حضور و غیاب مدارس، امکان ارسال پیام (Sms، ایمیل و …) برای والدین است. با ارسال پیامک، والدین از وضعیت حضور فرزندان خود در مدرسه آگاه می‌شوند.