نرم افزار حضور غیاب راهکاری است برای ذخیره سازی اطلاعات ورود و خروج پرسنل، محاسبه ساعات کاری و ارائه گزارش‌های مختلف، جهت مدیریت بهتر بر عملکرد کارکنان. اهمیت استفاده از نرم افزار حضور و غیاب نسبت به دستگاه فیزیکی ثبت تردد بیشتر است، کما اینکه با عرضه نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، نقش دستگاه ساعت‌زنی کمرنگ‌تر شده است.
به طور کلی؛ نرم افزارهای حضور غیاب به دو گروه نرم‌افزارهای ویندوزی و نرم‌افزارهای مبتنی بر وب تقسیم می‌شوند. در ادامه با انواع نرم‌افزارهای حضور و غیاب آشنا خواهیم شد. با ما همراه باشید.
نرم افزار حضور و غیاب رایگان
بسیاری از شرکت‌های فروشنده سیستم‌های ثبت تردد، به هنگام فروش دستگاه ساعت‌زنی، یک نرم افزار رایگان با امکانات پایه در اختیار خریدار قرار می‌دهند. نرم افزار حضور و غیاب ویندوزی رایگان، امکانات محدودی در اختیار شما قرار می‌دهد.
نرم‌افزارهای ویندوزی پایه معمولاً از دیتابیس Access یا My Sql استفاده می‌کنند و فقط برای یک کاربر قابل استفاده هستند. (فقط بر روی یک سیستم نصب می‌شوند.) تعداد و نوع شیفت‌ها و ظرفیت تعداد پرسنل در این نرم‌افزارها محدود است.
رایگان بودن نرم افزار حضور و غیاب پایه، دلیلی بر ضعف و بلا استفاده بودن آن نیست. همین نرم‌افزار محدود، جوابگوی بسیاری از مشاغل به خصوص کسب و کارهای کوچک و متوسط است و بزرگترین مزیتش این است که رایگان است و نیازی نیست بابت استفاده از آن، هزینه‌ای بپردازید.
نرم افزار حضور و غیاب پیشرفته
اگر سازمان شما بسیار گسترده است و تعداد کارکنان زیادی دارد و یا از شیفت‌های متعددی برای پرسنل استفاده می‌کنید، باید به فکر خرید یک نرم افزار حضور و غیاب ویندوزی پیشرفته باشید. این نرم افزار محدودیت نرم افزار حضور و غیاب رایگان را ندارد و امکانات بیشتری از جمله امکان تعریف شیفت‌های متعدد در اختیار شما قرار می دهد.
نرم افزار های حضور و غیاب پیشرفته، به دلیل این که برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ طراحی شده‌اند، از یک بانک اطلاعاتی قوی مانند Sql Server استفاده می‌کنند. بنابراین قابلیت ذخیره سازی حجم زیادی از اطلاعات را دارند. این نرم‌افزارها معمولا به صورت چند کاربره استفاده می‌شوند. به این صورت که نرم‌افزار اصلی و بانک اطلاعاتی بر روی یک کامپیوتر قوی (سرور) استقرار می‌یابد و نرم‌افزارهای کاربران و متصدیان حضور و غیاب، بر روی کامپیوترهای مربوط به آنها نصب می‌گردد. کاربران از طریق شبکه با سرور مرتبط هستند و تمامی اطلاعاتی ورودی کاربران بر روی بانک اطلاعاتی ذخیره می‌گردد.
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب
نرم افزار های حضور و غیاب مبتنی بر وب، بسیار گسترده تر از نرم‌افزارهای ویندوزی هستند و از مزایای بسیاری نسبت به آنها برخوردارند. البته قیمت بالاتری نیز دارند.
در نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، نرم افزار اصلی و بانک اطلاعاتی آن بر روی سرور نصب می‌شوند. سرور می‌تواند یک کامپیوتر در سازمان شما باشد و یا اینکه می‌توانید از سرورهای مجازی شرکت‌های ارائه دهنده فضای ابری (به صورت اجاره‌ای) استفاده کنید.
کاربران نیازی به نصب نرم افزار وب ندارند. فقط کافی است آدرس سرور و پنل نرم‌افزار را در مرورگر وب کامپیوتر خود وارد کنند. بنابراین هر کاربر می‌تواند در صورت داشتن دسترسی به اینترنت، از طریق یک مرورگر وب (کروم،موزیلا، فایرفاکس و …) به پنل کابری خود متصل شده و بنابر مجوزهای تعیین شده، به منوهای حضور و غیاب مرتبط با خود دسترسی داشته باشد. به طور مثال متصدی حضور و غیاب به اطلاعات حضور و غیاب تمامی پرسنل دسترسی دارد و می‌تواند اصلاحات مورد نیاز را انجام دهد. اما کاربران عادی سایر واحدها، فقط می‌توانند اطلاعات مرتبط با خود را مشاهده کنند و یا درخواست‌های مرخصی و مأموریت را جهت رؤیت و تأیید توسط مدیریت ثبت نمایند.
قابلیت اجرای نرم افزار حضور و غیاب تحت وب از طریق مرورگر، موجب می‌شود که این نرم‌افزار در تمامی دستگاه‌‌ها (کامپیوتر، لپ تاپ، گوشی، تبلت و …) و تمامی سیستم عامل‌ها (ویندوز، اندورید و …) و از هر نقطه‌ای قابل اجرا باشد. از این رو به این نرم‌افزار Cross-Device نیز می‌گویند.
شرط اجرای نرم افزار مبتنی بر وب و دسترسی به منوهای آن، داشتن یک دستگاه مجهز به مروگر و دسترسی به اینترنت یا شبکه است.
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
سامانه حضور و غیاب آنلاین، نسل جدید نرم‌افزارهای حضور غیاب است که با نام‌های نرم افزار حضور و غیاب اندروید، حضور و غیاب بدون دستگاه و اپلیکیشن حضور و غیاب نیز شناخته می‌شود.
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین در بستر وب و اینترنت کار می‌کند. اساس کار این نرم‌افزار ثبت تردد بر اساس موقعیت مکانی کاربر است.
همانطور که می‌دانید گوشی‌های هوشمند امروزی، قابلیتی به نام موقعیت‌یاب یا لوکیشن (Location) دارند که از طریق سیستم موقعیت یاب جهانی (GPS)، مکان دقیق قرارگیری گوشی موبایل را مشخص می‌کند. برنامه نویسان از این تکنولوژی جهت شناسایی و ثبت تردد در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین استفاده می‌کنند.
عملکرد سامانه حضور غیاب آنلاین به این صورت است : ابتدا یک اپلیکیشن بر روی گوشی کارکنان نصب می‌شود و محدوده‌های (موقعیت‌های جغرافیایی) مجاز برای ثبت تردد نیز در سیستم تعریف می‌شود. این محدوده‌‌ها به منزله دروازه‌های ورود به شرکت هستند. (همان مناطقی که دستگاه‌های حضورغیاب نصب می‌شد.) تعداد این لوکیشن‌ها محدود نیست و شما می‌توانید به تعدادی که نیاز دارید، لوکیشن تعریف کنید. تعریف لوکیشن‌‌های خارج از شرکت، ردیابی پرسنل شاغل یا مأمور خارج از محدوده شرکت را بسیار سهل و آسان می‌کند.
ثبت تردد آنلاین محدود به شناسایی لوکیشن نیست و این سامانه قابلیت ادغام با انواع دستگاه‌های فیزیکی حضور و غیاب و دستگاه‌های شناسایی از طریق بلوتوث را نیز دارند.
نرم افزار حضور و غیاب آنلاین یا تحت وب رایگان چیست ؟
تعداد جستجوی اینترنتی عبارات ” نرم افزار حضور و غیاب آنلاین رایگان ” یا ” نرم افزار حضور و غیاب تحت وب رایگان ” زیاد است. بسیاری از کاربران به دنبال این گزینه‌ها برای مدیریت حضورغیاب کارکنان خود هستند. درباره این موضوع دو نکته را مد نظر داشته باشید :
- نرم افزار حضور و غیاب تحت وب به صورت رایگان نداریم و اگر هم چنین نرم‌افزاری ارائه شود، قطعاً به صورت محدود و فقط جهت مشاهده دموی نرم‌افزار توسط کاربران ارائه شده است. بنابراین به فکر استفاده دائم از نرم افزار حضور و غیاب وب به صورت رایگان نباشید.
- نرم افزار حضور و غیاب آنلاین رایگان نیز همین وضعیت را دارد. شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار حضور غیاب آنلاین، معمولاً یک پلن رایگان جهت استفاده 2 هفته‌ای تا 1 ماه ارائه می‌دهند. کاربران می‌توانند در این مدت به صورت آزمایشی با نرم افزار کار کنند. در صورت رضایت از نرم‌افزار و برای ادامه کار، باید پلن‌های پولی خریداری و استفاده شود.
نرم افزار های حضور غیاب زمان پرداز